Viele Unternehmen nutzen Intranets weit verbreitet, und viele Unternehmen, die kein Intranet haben, ziehen in Erwägung, ein eigenes zu erstellen. Aufgrund umfangreicher Funktionen und Struktur spielt die Benutzererfahrung (UX) eine entscheidende Rolle in einem effektiven Intranet. In diesem Beitrag werde ich zehn Aspekte hervorheben, die Ihr Intranet in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit verbessern oder Sie darauf aufmerksam machen, worauf Sie beim Aufbau eines Intranets von Grund auf achten sollten
1. Lernen Sie die Bedürfnisse der Benutzer kennen
Intranets sind für Unternehmensmitarbeiter bestimmt. Sie können solche Gruppen von Menschen im Detail kennenlernen und ihre Bedürfnisse im Unternehmensumfeld definieren. Jedes Unternehmen ist anders; jedes hat unterschiedliche Bedürfnisse. Das Gleiche gilt für Intranets. Sie sollten alle auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten und an die Arbeitsweise des Unternehmens sowie an dessen Beziehungen zu den Mitarbeitern angepasst sein. Ein anderes Unternehmen verwendet möglicherweise nicht eine Sammlung von Funktionen, die für ein anderes Unternehmen hervorragend funktionieren. Dass die Mitarbeitergemeinschaft eine geschlossene Gruppe ist, erleichtert das Profilieren der Intranet-Funktionalität. Sie erstellen es nicht für Benutzer, die einander fremd sind, sondern für Mitarbeiter, die Ihnen bekannt sind und über die Sie viel wissen. Durch die Kombination des Wissens über die Unternehmensbedürfnisse mit den spezifischen Bedürfnissen der Mitarbeiter können Sie ein maßgeschneidertes Projekt entwickeln.
2. Das Intranet ist inhaltsbasiert
Die Hauptaufgabe eines Intranets ist es, Inhalte bereitzustellen und zu sammeln. Aus diesem Grund bedeutet der Bau und die Entwicklung des Intranets für die Mitarbeiter, sich auf die Erstellung interessanter Inhalte zu konzentrieren. Wenn der Mitarbeiter auf dieser Website keine interessanten oder nützlichen Inhalte findet, wird er sie nicht nutzen. Selbst wenn das Intranet technisch perfekt und auch optisch ansprechend ist, aber seine Inhalte den Leser nicht einbeziehen, wird es mit der Zeit zu einem toten Ort. Niemand wird es besuchen
3. Die Startseite ist die wichtigste
Im Prozess des Entwerfens und Erstellens eines Intranets sollte besondere Aufmerksamkeit auf die Startseite gelegt werden. Dies ist die wichtigste Unterseite der gesamten Website und die, die der Benutzer zuerst besucht. Es ist wichtig, dass sie lesbar ist und dass der Mitarbeiter bequem die Inhalte finden kann, die ihn interessieren. Aus diesem Grund sind eine bequeme Navigation und ein klares grafisches Layout entscheidend. Die Startseite des Intranets sollte die wichtigsten Funktionen direkt im Vordergrund haben. Dadurch wird der Benutzer keine Zeit mit der Suche auf der Website verschwenden.
4. Das Design des Intranets sollte mit dem Markendesign übereinstimmen
Das Intranet sollte ein integraler Bestandteil des Unternehmens werden. Daher sollte es, genau wie die anderen Unternehmens-"Produkte", visuell konsistent mit dem Erscheinungsbild der Marke sein. Infolgedessen werden die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das Intranet ein Werkzeug ist, das mit dem Unternehmen und seinen Aktivitäten verbunden ist. Die Aufmerksamkeit auf die Konsistenz des Images legt mehr Relevanz auf das Intranet, sodass die Mitarbeiter das Gefühl haben werden, dass das Intranet wichtig ist und nicht nur ein überflüssiges Gadget
5. Das Intranet ist kein abgeschlossenes Projekt
Das Intranet sollte genauso wie das Unternehmen wachsen, und seine Variabilität sollte in seine DNA eingebettet sein. Im Laufe der Zeit kann es sich zeigen, dass sich die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter ändern, weshalb es sich lohnt, die Website in Bezug auf Funktionalität zu ändern. Aus diesem Grund sollte die Struktur des Intranets seine Variabilität und Flexibilität bei der Einführung neuer Funktionen und Änderungen an den bestehenden annehmen.
6. Überwachen Sie Ihr Intranet
In Bezug auf den vorherigen Punkt ist es wichtig, den Website-Verkehr zu überwachen und das Verhalten der Mitarbeiter zu beobachten. Die während solcher Beobachtungen gewonnenen Erkenntnisse helfen zu verstehen, wie die Benutzer das Intranet nutzen. Dank der Verwendung von Analysetools (z.B. Google Analytics oder HotJar) erhalten Sie Informationen darüber, welche Inhalte gesucht werden, wie viel Zeit die Benutzer auf bestimmten Unterseiten verbringen, zu welchen Zeiten sie das Intranet nutzen, auf welchen Geräten sie Ihre Website öffnen und vieles mehr. Eine aktive Analyse der verfügbaren Daten wird das Verständnis des Nutzerverhaltens erleichtern und Änderungen an deren Bedürfnisse anpassen. Dank dieses Wissens können Sie die Funktionen hervorheben, die am meisten benötigt werden, und auch reagieren, wenn andere Funktionen nicht genutzt werden. Es kann sein, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, bestimmte Unterseiten zu erreichen.
7. Fotos und Bilder im Intranet sind wichtig
Als Intranet-Administrator sollten Sie sicherstellen, dass es ansprechend für das Auge und visuell vielfältig ist. Um dem Inhalt, der auf der Website veröffentlicht wird, Charakter zu verleihen, sollten Sie eine große Anzahl von Fotos und Illustrationen verwenden. Alle Forschungen und Analysen zeigen, dass Benutzer eher Seiten nutzen, die aufmerksamkeitsstarke Fotos zusätzlich zum Text enthalten. Versuchen Sie, jeden Eintrag und Artikel mit Bildern anzureichern. Selbst unspektakuläre Einträge, zu denen eine Fotodokumentation hinzugefügt wurde, sind viel angenehmer zu lesen als eine überwältigende Textwand. Hochglanzmagazine können als gutes Beispiel und Vorbild dienen. Leser lieben es, Fotos anzusehen – vergessen Sie das nicht.
8. Suchmaschine, Hashtags und Kategorien in einem Intranet
Zusätzlich zur bequemen Navigation im Intranet ist es wichtig, dass es eine bequeme Suchmaschine hat. Dank dieser wird der Mitarbeiter in der Lage sein, den gesuchten Begriff in das Fenster einzugeben und schnell den gewünschten Inhalt zu finden. Darüber hinaus ist es gut, Hashtags und Kategorien zu verwenden. Jeder Eintrag und Artikel sollte korrekt zugeordnet werden. Dies ermöglicht dem Benutzer, Inhalte zu finden, die mit dem gegebenen Thema zusammenhängen. Die Suchmaschine muss das Suchen nach Einträgen ermöglichen, die einer bestimmten Kategorie oder einem Hashtag zugeordnet sind.
9. Sorgen Sie für die bereitgestellten Inhalte
Der Aufbau einer Intranetplattform zur Veröffentlichung von Unternehmensinhalten ist nur eine Phase. Es ist sehr wichtig, dass ein Intranet "lebendig" ist, und der Schlüssel dazu ist, neue Inhalte systematisch zu veröffentlichen. Die Mitarbeiter sollten wissen, dass, wenn sie sich im Intranet einloggen, neue Texte und Informationen auf sie warten werden. Wenn die Artikel, die veröffentlicht werden, nur sehr selten und unregelmäßig erscheinen, werden die Benutzer nicht daran denken, das Intranet zu besuchen, und es wird somit in Vergessenheit geraten.
10. Das Intranet auf mobilen Geräten
Wie andere Websites sollten Intranets auch auf mobilen Geräten gut funktionieren. Einige Mitarbeiter werden das Intranet an einem Schreibtisch im Unternehmen während der Arbeit nutzen, und andere werden ein Smartphone im Büro-Bistro während einer Mittagspause verwenden, oder ein Tablet außerhalb des Büros (aufgrund der Art des Arbeitsplatzes). Jeder sollte in der Lage sein, bequem auf die Inhalte zuzugreifen
Zusammenfassung
Ein gutes Intranet ist dasjenige, das die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Beim Erstellen einer solchen Website sollten Sie sich darauf konzentrieren, ein Werkzeug bereitzustellen, das aktiv vom Team genutzt wird. Die oben genannten Tipps heben die grundlegenden Fragen in Bezug auf die Benutzererfahrung hervor. Dies ist jedoch nur ein Teil der effektiven UX-Verbesserungsbemühungen. Andere Fragen, die berücksichtigt werden sollten, hängen mit spezifischen Bedürfnissen zusammen und sollten individuell betrachtet werden. Ein erfahrenes Team von Designern und Programmierern wird in der Lage sein, eine "maßgeschneiderte" Lösung zu erstellen.
