10 Warnsignale für Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen in IT-Projekten

Kostenüberschreitungen und Verzögerungen in IT-Projekten können Teams und ihre Vorgesetzten nachts wachhalten. Wenn falsch eingeschätzte Aufgaben, eine Erweiterung des Projektumfangs, ständige Änderungen der Anforderungen oder eine hohe Fluktuation von Spezialisten ins Spiel kommen, kann das Projekt irgendwann außer Kontrolle geraten. Glücklicherweise gibt es Warnsignale, sodass Sie rechtzeitig reagieren können. Erfahren Sie mehr über die zehn „roten Flaggen“ und Möglichkeiten, mit ihnen umzugehen.

In diesem Artikel:

• Was bedeuten Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen in IT-Projekten?
• Zeichen 1: Ungenaue Projektschätzungen und Umfangszunahme
• Zeichen 2: Allzu ehrgeizige Sprint-Planung
• Zeichen 3: Fehlende präzise Projektanforderungen
• Zeichen 4: Unrealistische Deadlines mit dem Kunden
• Zeichen 5: Unzureichende Kommunikation mit dem Kunden
• Zeichen 6: Mangel an einem vollständigen und kompetenten Team
• Zeichen 7: Hohe Fluktuation der Teammitglieder
• Zeichen 8: Mangel an effektiver Fortschrittsüberwachung und zunehmende Blockaden
• Zeichen 9: Schlechte architektonische Entscheidungen und Widerstand gegen neue Technologien
• Zeichen 10: Das Problem mit dem Testen - manuell vs. automatisiert

Was bedeuten Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen in IT-Projekten?

Eine Kostenüberschreitung in einem IT-Projekt ist eine Situation, in der die tatsächlichen Implementierungskosten das zuvor angenommene Projektbudget übersteigen. Dies kann durch eine Unterschätzung des Arbeitsaufwands, plötzliche Änderungen des Projektumfangs, Preissteigerungen bei Ressourcen oder unvorhergesehene Ereignisse verursacht werden. Im IT-Kontext geht dies häufig mit einem verlängerten Projektzeitplan und der Notwendigkeit einher, zusätzliche Spezialisten einzubinden.

Andererseits tritt eine Projektverzögerung auf, wenn die Fertigstellung später erfolgt als das geplante Datum in den Projektannahmen. Die Gründe für die Verzögerung können sowohl intern (z. B. geringe Effizienz des Teams, Fehler im Projektmanagement) als auch extern (z. B. Änderungen auf Kundenseite oder unerwartete Überraschungen) sein. In der IT-Branche führt eine Verzögerung nicht selten zu zusätzlichen Kosten und der Notwendigkeit, Aufgaben für das Team neu zu planen. 

Nachfolgend finden Sie zehn Warnsignale, die Ihnen ermöglichen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen im Projekt zu erkennen. Sie rechtzeitig zu bemerken, hilft Ihnen, effektiv Maßnahmen zu ergreifen, um die oben genannten Situationen zu verhindern.

Zeichen 1: Ungenaue Projektschätzungen und Umfangszunahme

Das erste Zeichen für Verzögerungen ist einfach eine fehlerhafte Einschätzung des Arbeitsaufwands. Manchmal kann das Entwicklungsteam bei der Planung zu optimistisch sein, Aufgaben unterschätzen und zu wenig Zeit für die vollständige Umsetzung einplanen, ohne Komplikationen vorherzusehen, die während der Implementierungs- oder Testphase auftreten können.

Darüber hinaus leiden viele IT-Projekte unter einem unkontrollierten Anstieg des Projektumfangs, dem sogenannten „Scope Creep“. Während der Implementierung tauchen neue Anforderungen auf, die nicht im ursprünglichen Plan enthalten waren—diese können zusätzliche Funktionen oder Änderungen an bestehenden Modulen umfassen.

Eine längere Durchführungszeit bedeutet zusätzliche Arbeitsstunden. Dies bedeutet automatisch höhere Kosten und manchmal die Notwendigkeit, das Team mit externen Spezialisten zu verstärken.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Genauere Projektschätzungen - Verwenden Sie historische Daten aus ähnlichen früheren Projekten, um die erforderliche Zeit für ähnliche Aufgaben besser abzuschätzen.
• Zeitpuffer - Integrieren Sie eine zusätzliche Marge im Projektzeitplan, z. B. für Aufgaben außerhalb der Arbeitszeiten.
• Regelmäßige Planüberprüfungen - Überprüfen Sie die Durchführbarkeit von Annahmen nach jedem Sprint oder Projektzyklus und nehmen Sie Anpassungen am Plan vor.

Zeichen 2: Allzu ehrgeizige Sprint-Planung

In agilen IT-Projektmanagement-Methodologien (wie Agile oder SCRUM) sind Sprints kurze Iterationen, während denen das Team einen bestimmten Aufgabenpool abschließt. Wenn das Team jedoch mehr Arbeit plant, als es mit jeder Sprint-Planung realistisch bewältigen kann, werden sich die Projektverzögerungen nur verstärken.

Wenn unerledigte Aufgaben von einem Sprint in den nächsten verschoben werden, entsteht eine Art Schneeballeffekt. Die Sammlung von Aufgaben wächst, blockiert neue Funktionalitäten, und das Team verbringt immer mehr Zeit damit, aufzuholen, anstatt das Projekt weiterzuentwickeln. Infolgedessen wird es zunehmend schwieriger, nachfolgende Sprints zu planen.

Das unerbittliche Streben nach einem unrealistischen Arbeitsumfang führt zu Überstunden und unkontrollierten Kostenüberschreitungen (z. B. die Notwendigkeit, zusätzliche Hände für die Arbeit oder spätere Korrekturen im IT-Projekt einzustellen).

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Arbeitsgeschwindigkeitsanalyse - Überprüfen Sie die tatsächliche Arbeitsgeschwindigkeit des Teams basierend auf Daten aus früheren Sprints, anstatt von einem optimistischen Tempo auszugehen.
• Priorisierung der Aufgaben - Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben und vermeiden Sie es, „alles“ in einen Sprint ohne klare Prioritäten zu werfen.
• SCRUM/Agile-Schulungen - Stellen Sie sicher, dass das Team die Prinzipien der agilen Methodik versteht und weiß, wie es den Umfang des Sprints richtig festlegt.

Zeichen 3: Fehlende präzise Projektanforderungen

Ein weiteres „rotes Flagge“ ist der Mangel an präzisen Anforderungen bereits bei der Preisgestaltung und Projektplanung. Wenn der Kunde nur eine allgemeine Vorstellung vom Produkt hat (z. B. „es soll eine einfache CMS-Lösung zur Verwaltung einer Website sein“) aber keine Schlüsselfunktionen oder Benutzergruppen spezifizieren kann, ist es schwer, das Endergebnis vorherzusagen.

Der Mangel an detaillierten Anforderungen entsteht meist durch:

• Fehlende Geschäftsanalysen in der Angebotsphase - ohne vorheriges Verständnis der Geschäftsprozesse und Projektziele können die tatsächlichen Anforderungen erheblich von den anfänglichen Annahmen abweichen.
• Unzureichende Kenntnisse der Prozesse des Kunden - Wenn der Kunde die gesamte Geschäftslogik nicht kennt, geschweige denn das IT-Team, führt dies zu falschen Designentscheidungen und einem Missverständnis des Produkts, an dem die Entwickler arbeiten.

Diese Situation führt dazu, dass das Team im Dunkeln arbeitet. Jede Modifikation erfordert zusätzliche Tests und Überarbeitungen und zieht mehr Spezialisten ein, wodurch die Arbeitsbelastung erhöht wird. Das Team verschwendet Zeit damit, das System an neue Erwartungen anzupassen, anstatt die nächsten Schritte durchzuführen, was zu Verzögerungen und unkontrolliertem Budgetanstieg führt.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Discovery-Workshops - Treffen mit dem Kunden zu Beginn des Projekts abhalten, um Erwartungen zu klären und die Geschäftslogik des Projekts zu verstehen.
• Anforderungsdokumentation - Präzise Spezifikationen und Prozessdiagramme erstellen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern - Anstatt davon auszugehen, dass der Kunde seine Bedürfnisse später „verfeinert“, ist es sinnvoll, Schlüsselpersonen frühzeitig in die Planungs- und Entwicklungsphasen einzubeziehen.

Zeichen 4: Unrealistische Deadlines mit dem Kunden

Manchmal erscheint die Deadline für die Fertigstellung eines Projekts von Anfang an unrealistisch, wurde jedoch in der Verkaufsphase festgelegt - ohne Rücksprache mit dem technischen Team und ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Implementierungsherausforderungen. Dies kann durch Marktdruck, Anforderungen von Investoren oder die Notwendigkeit, der Konkurrenz voraus zu sein, bedingt sein. In solchen Fällen wird der Zeitplan auf die Geschäftserwartungen zugeschnitten, anstatt auf die reale Durchführbarkeit der Arbeit.

Das Problem verschärft sich, wenn in bereits abgeschlossenen Projektphasen wesentliche Änderungen vorgenommen werden, die wichtige Elemente des Systems betreffen. Das Team muss dann zu früheren Phasen zurückkehren, was zu zusätzlichen Verzögerungen und kostspieligen Fehlern führt. Wenn sich die Frist als unzureichend erweist, zieht sich das Projekt in die Länge, und jede zusätzliche Phase bedeutet die Notwendigkeit weiterer Wartung des Teams, der Server oder des technischen Supports.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Realistische Bewertung der benötigten Zeit für die Implementierung - Bevor eine Deadline mit dem Kunden festgelegt wird, Rücksprache mit dem technischen Team und Berücksichtigung der Erfahrungen aus früheren Projekten halten.
• Klare Kommunikation zwischen den Entwicklern und dem Kunden - Es ist empfehlenswert, eine solide Risikoanalyse vor der Festlegung einer Deadline vorzunehmen und zu erklären, warum ein vernünftiger Zeitplan im Interesse beider Parteien liegt.
• Phasenweise Implementierung (phasenweise Lieferung) - Wenn die Deadline starr ist, überlegen, wichtige Funktionen in Etappen zu implementieren.

Zeichen 5: Unzureichende Kommunikation mit dem Kunden

Einer der Schlüsselfaktoren, der die Termintreue und das ursprüngliche Projektbudget beeinflusst, ist die Qualität und Geschwindigkeit der Kommunikation zwischen dem Webentwicklungsteam und dem Kunden. Wenn der Informationsaustausch ineffektiv ist, kommt es zu Verzögerungen bei Entscheidungen, und Entwickler müssen aufgrund ihrer Interpretationen handeln, was zu Fehlern und der Notwendigkeit späterer Überarbeitungen führen kann.

Ein häufiges Problem ist die lange Wartezeit auf Feedback - wenn der Kunde sich mit der Genehmigung von Spezifikationen oder fertigen Funktionen Zeit lässt, wird der Implementierungsprozess verzögert. Die Kommunikation zwischen den Teams ist genauso wichtig, besonders wenn es separate Teams von Designern, Vermarktern oder Analysten auf Kundenseite gibt. Ein Mangel an Synchronisation kann dazu führen, dass Designänderungen verzögert umgesetzt werden.

Eine weitere Herausforderung ist, dass es auf Kundenseite zu viele Entscheidungsträger gibt. Unterschiedliche Meinungen, widersprüchliche Erwartungen und das Fehlen eines klaren Leiters verzögern den Entscheidungsprozess für Funktionen oder Design. Ein Mangel an effizienter Kommunikation macht es dem Entwicklungsteam unmöglich, optimal zu arbeiten, und jeder Tag Verzögerung erzeugt zusätzliche Projektkosten.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Ernennung eines Projektinhabers - Es ist empfehlenswert, dass der Kunde eine Person bestimmt, die eine entscheidende Stimme hat und für Konsistenz in der Projektvision sorgt.
• Einsatz guter Projektmanager - Projektmanager sollten sicherstellen, dass Informationen konsistent und angemessen an das Team und den Kunden kommuniziert werden und dass keine widersprüchlichen Richtlinien vorliegen.
• Ständige Statusmeetings - Regelmäßige Telefonate mit dem Kunden ermöglichen eine schnellere Lösung von Problemen und vermeiden Missverständnisse.
• Kommunikation zentralisieren - Anstelle mehrerer Kanäle und verstreuter Meinungen ist es ratsam, eine Projektmanagement-Software für Aufgaben (z. B. Jira, Confluence, Asana) zu verwenden, in der alle Entscheidungen und Erkenntnisse dokumentiert werden.

Beispiel eines Projektmanagement-Boards in Jira von Atlassian

Zeichen 6: Mangel an einem vollständigen und kompetenten Team

Ein weiteres Zeichen, das Probleme ankündigt, ist der Start ohne vollständiges Personal oder ein Team, dem es an Kompetenz mangelt. Das Fehlen wichtiger Spezialisten abhängig von den Projektspezifikationen - wie ein Systemarchitekt, automatischer Tester oder UX-Designer - führt zu Stillstandzeiten. In dieser Situation muss das Team die Lücken mit eigenen Ressourcen füllen oder auf die Einstellung des richtigen Experten warten.

Ein IT-Projekt kann sich auch in die falsche Richtung entwickeln, wenn das Team nicht richtig hinsichtlich Technologie oder branchenspezifischem Wissen zusammengestellt ist. Entscheidungen werden ohne vollständiges Verständnis des Systems oder seiner Benutzer getroffen, was zu architektonischen Fehlern oder schlechter Codequalität führen kann. Ein Mangel an Spezialisten kann auch die aktuellen Teammitglieder überlasten, die Aufgaben außerhalb ihrer Kompetenzbereiche übernehmen müssen, was die Arbeitseffizienz verringert.

Personalmangel verlangsamt die Arbeit und erfordert zusätzliche Anpassungen, was unvorhergesehene Ausgaben erzeugt. Wenn sich während der Implementierung herausstellt, dass neue Experten eingestellt werden müssen, sind die tatsächlichen Kosten für deren Beschaffung oft viel höher als der Aufbau des richtigen Teams im Voraus.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Vervollständigung des Teams vor Projektbeginn - Anstatt Lücken zu füllen, sollte sichergestellt werden, dass das Team vor Arbeitsbeginn vollständig besetzt ist.
• Auswahl des Teams nach Technologie und Branche - Erfahrung in einer bestimmten Technologie oder branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Hochschulbildung, E-Commerce) reduziert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen erheblich.
• Langfristige Personalplanung - Anstatt ad hoc zu handeln, ist es sinnvoll, den Bedarf an Spezialisten im Voraus zu planen und einzustellen.

Zeichen 7: Hohe Fluktuation der Teammitglieder

Selten wird ein mehrmonatiges Projekt von Anfang bis Ende von demselben Team bearbeitet. Wenn die Fluktuation jedoch zu hoch wird, verlangsamt sich die Entwicklungsarbeit erheblich und die gesamte Projektorganisation verliert an Stabilität. Jede scheidende Fachkraft nimmt Systemwissen, Geschäftslogik und technische Entscheidungen mit sich, und es erfordert Zeit und Engagement der verbleibenden Teammitglieder, um eine neue Person einzuarbeiten.

Das Problem ist besonders gravierend, wenn Schlüsselteammitglieder, wie der leitende Entwickler oder Tech Lead, das Team verlassen. Ein Mangel an Kontinuität im Team führt dazu, dass bestimmte Entscheidungen von Grund auf getroffen werden müssen und die Geschichte vorheriger Lösungen und deren Begründung verlorengehen kann. Dies erhöht das Risiko von Inkonsistenzen im Code und Änderungen in den Prioritäten.

Hohe Fluktuation bedeutet nicht nur Stillstandzeiten, sondern auch unerwartete Kosten im Zusammenhang mit der Einarbeitung neuer Teammitglieder. Neue Mitarbeiter benötigen Zeit, um den Code zu verstehen oder die Geschäftslogik zu erfassen. Dies führt zu einer geringeren Produktivität in den ersten Wochen am Arbeitsplatz und erfordert, dass bereits bestehende Entwickler Zeit für die Einarbeitung neuer Personen aufbringen, anstatt Funktionalitäten zu entwickeln.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Projektdokumentation - Es ist ratsam, eine gründliche Dokumentation von Code, Architekturentscheidungen und Geschäftslogik zu führen, damit neue Teammitglieder schnell auf dem Laufenden sind.
• Onboarding neuer Mitarbeiter - Ein gut geplanter Einarbeitungsprozess, wie der Zugriff auf Schulungsmaterialien, reduziert erheblich die erforderliche Zeit für eine vollständige Einarbeitung.
• Standardisierung von Code und Prozessen - Konsistente Programmierrichtlinien, Code-Reviews und Projekt Stilrichtlinien helfen, einen einheitlichen Standard zu wahren, unabhängig von Änderungen in der Teamzusammensetzung.

Zeichen 8: Mangel an effektiver Fortschrittsüberwachung und zunehmende Blockaden

In jedem IT-Projekt gibt es Aufgaben, die Produktentscheidungen, Kundenbestätigungen oder Zusammenarbeit mit anderen Teams erfordern - zum Beispiel in Bezug auf API-Integration oder Schlüsselanforderungen für Funktionalitäten. Wenn solche Themen nicht kontinuierlich gelöst, sondern auf später verschoben werden, beginnen sie sich zu häufen. Dies führt zu einem plötzlichen Rückstand in der letzten Phase des Projekts.

Ein Mangel an Fortschrittsüberwachung verschärft das Problem. In agilen Methoden sollen regelmäßige Überprüfungstreffen (Sprint Reviews), tägliche Stand-ups und Retrospektiven frühzeitig Hindernisse und Abweichungen erkennen, bevor sie eine ernsthafte Bedrohung für den Zeitplan darstellen. Falls diese Mechanismen jedoch als Formsache behandelt oder nicht konsequent umgesetzt werden, werden wesentliche Abweichungen erst dann sichtbar, wenn ihre Behebung am kostspieligsten und zeitaufwendigsten ist.

Teams priorisieren oft nicht die blockierenden Aufgaben und verschieben sie in den Rückstand, anstatt sie effektiv zu beseitigen. Ohne klare Regeln für den Umgang mit solchen Themen kann das Team in technischen Fragen feststecken, anstatt Funktionalitäten weiterzuentwickeln.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Regelmäßige Sprint-Reviews und Retrospektiven - Sprint-Reviews sollten eine echte Gelegenheit bieten, den Fortschritt zu bewerten und sofort auf Abweichungen zu reagieren.
• Klare Regeln für das Blockadenmanagement - Definieren Sie, wer für die Lösung jeder Blockade verantwortlich ist und legen Sie eine maximale Bearbeitungszeit fest.
• Festgelegte Akzeptanzkriterien für Aufgaben - jede Funktionalität sollte bestimmte Bedingungen erfüllen, bevor ihre Genehmigung erfolgt, um unnötige Überarbeitungen zu vermeiden.

Zeichen 9: Schlechte architektonische Entscheidungen und Widerstand gegen neue Technologien

Ein weiteres Warnsignal tritt auf, wenn ein Team das Gleichgewicht zwischen der Nutzung fertiger Module und der Erstellung eigener Lösungen nicht findet. Einerseits kann der Versuch, bestehende Komponenten „mit Gewalt“ anzupassen, zu Leistungsproblemen und Einschränkungen für zukünftige Erweiterungen führen. Andererseits führt eine übermäßige Neigung, eigenen Code zu schreiben, wenn bewährte Lösungen vorhanden sind, wie Module in Drupal, unnötig zu höheren Bereitstellungszeiten und führt zu mehr Fehlern und Kostenüberschreitungen.

Ein zusätzliches Risikoelement ist der Widerstand gegen neue Technologien. Einige Entwickler meiden Werkzeuge, mit denen sie nicht vertraut sind, und entscheiden sich stattdessen für bewährte, aber suboptimale Ansätze, die nicht immer am besten für die Bedürfnisse des Projekts geeignet sind. Während die Stabilität der Betriebsumgebung wichtig ist, könnten innovative Methoden die Implementierung vereinfachen und die Systemwartungskosten verringern.

Schlechte architektonische Entscheidungen können zu einem Leistungseinbruch des Systems und Schwierigkeiten bei der Skalierung führen, was kostspielige Anpassungen erforderlich macht. Wenn die Datenstruktur oder die gewählten Komponenten nicht richtig ausgewählt wurden, kann während des Projekts eine umfangreiche Refaktorisierung erforderlich sein, die zusätzliche Ausgaben erzeugt.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Schulung und Entwicklung des Teams - Die regelmäßige Erweiterung des Wissens über moderne Werkzeuge vermeidet eine Situation, in der Entwickler an bewährte Methoden festhalten, nur weil sie die Alternativen nicht kennen.
• Analyse der verfügbaren Optionen vor Projektbeginn - Anstatt im Voraus von der Nutzung bestimmter Technologien auszugehen, lohnt es sich, eine Analyse des effektivsten Ansatzes durchzuführen.

Zeichen 10: Das Problem mit dem Testen - manuell vs. automatisiert

Tests spielen eine Schlüsselrolle in einem IT-Projekt, aber das Fehlen einer Teststrategie kann zu kostspieligen Problemen führen. Viele Teams wählen manuelle Tests, um Zeit bei der Vorbereitung automatisierter Tests zu sparen, aber langfristig bedeutet dies mehr sich wiederholende Arbeit und steigende Kostenüberschreitungen. Das Verschieben von Tests führt hingegen dazu, dass Fehler erst in den letzten Phasen entdeckt werden, wenn ihre Behebung viel teurer und zeitaufwendiger ist.

Ein Mangel an Testautomatisierung und die späte Entdeckung von Fehlern führen zu unerwarteten Kosten im Zusammenhang mit Patches, Refaktorisierung und verlängerten Projektzeitplänen. Manuelle Tests jeder Iteration verbrauchen mehr Ressourcen, und wenn Tests übersprungen oder unregelmäßig durchgeführt werden, erhöht sich das Risiko von Fehlern im Produkt erheblich. Infolgedessen können abschließende Korrekturen intensive Arbeit, zusätzliche Tests und erhöhte Teamarbeit erfordern, was zusätzliche Ausgaben und Verzögerungen erzeugt.

Wie kann das Problem verhindert werden?

• Testen von den ersten Projektphasen an - Je früher Fehler erkannt werden, desto niedriger sind die Kosten für deren Behebung.
• Überwachung und Optimierung der Teststrategie - Die regelmäßige Analyse der Testeffektivität und die Anpassung der Teststrategie an die projektspezifischen Merkmale ermöglichen eine bessere Kontrolle von Kostenüberschreitungen.
• Ein ausgewogener Ansatz zu manuellen und automatisierten Tests - Manuelle Tests eignen sich gut, um neue Funktionen zu erkunden, aber die Automatisierung sollte die wichtigsten Prozesse abdecken, um wiederkehrende Arbeit zu reduzieren.

Anzeichen für Projektverzögerung und Kostenüberschreitungen - Zusammenfassung

In jedem IT-Projekt gibt es Warnsignale, die auf das Risiko von Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen hinweisen. Die Unterschätzung von Arbeit, Umfangszunahme, Kommunikationsprobleme oder schlechtes Projektmanagement sind einige davon. Es lohnt sich, diese Symptome kontinuierlich zu überwachen, um zu vermeiden, dass sich Probleme anhäufen und kostspielige Korrekturen verursachen. Wichtig sind realistische Planung, effektive Zusammenarbeit zwischen Team und Kunde sowie ein flexibler Ansatz zu Umfangs- und Technologiemanagement.

Bei Droptica legen wir großen Wert auf diese Aspekte, indem wir genaue Schätzungen und regelmäßige Sprint-Reviews verwenden. Wir kümmern uns um klare Kommunikation und gut angepasste Projektteams, um Blockaden und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Bewusstes Projektmanagement und schnelle Reaktion auf potenzielle Risiken ermöglichen es uns, den Zeitplan einzuhalten und die hohe Qualität der von unserer Drupal-Agentur umgesetzten Projekte zu halten.