6 Funktionen, die Ihre Mitarbeiter dazu bringen werden, das Intranet freiwillig zu nutzen

Was tun, damit Ihre Mitarbeiter das Intranet freiwillig nutzen? Welche Funktionen sollte es haben, damit sie gerne darauf zurückkommen? In diesem Text präsentiere ich einige Lösungsvorschläge, die dazu beitragen können, dieses Ziel zu erreichen.

Chat im Intranet

Unsere Drupal-Berater sagen, dass eine gute Kommunikation die Grundlage dafür ist, dass jedes Projekt reibungslos läuft und die für Gespräche aufgewendete Zeit effektiv genutzt wird. Durch die Kommunikation über das Intranet können Sie diesen Prozess verbessern. Anstatt unzählige E-Mail-Nachrichten auszutauschen, die manchmal viele Menschen betreffen und in denen sie wichtige Anhänge finden, haben Sie die Möglichkeit, Informationen über das Intranet auszutauschen, z.B. durch die Nutzung des Chats und z.B.:

• Erstellen von Konversationsgruppen mit Personen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, wodurch während einer Live-Konversation jeder Teilnehmer die Entwicklung des Themas steuern und auf inhaltliche Änderungen reagieren kann
• Organisieren wichtiger Anhänge und deren einfache Auffindbarkeit, was gewährleistet, dass Sie die aktuellste Version des Dokuments haben

Der Chat ermöglicht es auch, zu sehen, wer online ist. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, wissen Sie nie, ob der Empfänger in diesem Moment aktiv ist, und selbst wenn Sie die Option zur Meldung von Lesen/Öffnen der Nachricht aktivieren, bleibt die Wartezeit auf eine Antwort unbekannt. Aber wenn Sie aktive Nutzer des Chats sehen, können Sie die entsprechende Person sofort kontaktieren. Darüber hinaus informieren die Benachrichtigungen über eine Antwort, wodurch Sie schnell reagieren können.

Der Chat ist auch eine einfache Möglichkeit, die Gesprächshistorie durchzusehen. Oft reicht es, ein Schlüsselwort einzugeben, um einen Thread zu finden, in dem Sie wichtige Informationen und Anhänge ausgetauscht haben.

Zusatznutzen? Natürlich. Ich erwähnte das Projekt, das - mit anderen Worten - die im Auftrag des Kunden durchgeführten Arbeiten ist. Durch die Verbesserung des Kommunikationsprozesses gewinnt das Projekt an Dynamik, und somit hat der Kunde die Möglichkeit, seine Bestellung ohne unnötige Verzögerungen und/oder Kontakt mit dem Kunden zu erhalten, und die aus Sicht des Projekts wichtigen Fragen können vom Team schneller definiert werden. Der Zusatznutzen besteht daher in der Zufriedenheit des Kunden.

Gibt es noch einen anderen Zusatznutzen im Zusammenhang mit dem Chat? Ja - Kosteneinsparungen. Wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, können Sie an mehreren Gesprächen gleichzeitig teilnehmen. Daher müssen Sie keine Besprechungen oder Telefonkonferenzen separat organisieren, was Zeit spart und somit - Geld spart. Diese Zeit kann für andere Aufgaben genutzt werden.

Wie Sie sehen, bringt die Nutzung des Chats Vorteile. Bei der Entwicklung der Architektur Ihres Intranets ist es wichtig, es als Funktionalität zu betrachten, durch die die Vorteile messbar sind, und Ihre Mitarbeiter das Intranet gerne nutzen.

Forum oder Diskussionsgruppen

Dies ist eine weitere Funktionalität, die es den Mitarbeitern ermöglicht, eine aktive Rolle im Intranet und damit im Unternehmensleben zu übernehmen. Forum-Diskussionen bringen echte Vorteile:

Lösungssuche: Durch die Entwicklung des aktuellen Themas können während der Diskussion Ideen und/oder neue Initiativen zu diesem Thema entstehen. Dies bedeutet, dass Änderungsbedarfe und Lösungsvorschläge zu spezifischen Aufgaben von unten nach oben, d.h. von den Mitarbeitern selbst, angezeigt werden. Dies kann das Funktionieren des Unternehmens und seine Organisation betreffen, aber auch projektsbezogene Fragen. Daher können Sie im Intranet neue Threads erstellen, Ideen aufschreiben, sie entwickeln und schließlich in Form eines definierten Prozesses dokumentieren. Dank des Betriebs eines Forums geben Sie dem Ganzen eine Chance.

Erstellen einer Wissensbasis: Folgendes ist es natürlich, die Inhalte des Intranets um spezifisches Wissen zu bereichern. Dank eines Forums können Sie effektiv die notwendigen Wissenssegmente identifizieren, die in der täglichen Arbeit Ihres Teams wichtig sind. Die auf diese Weise gesammelten Informationen zu nutzen, ermöglicht es Ihnen, Zeit bei der Suche nach den gleichen Informationen „von Grund auf neu“ zu sparen, ohne unnötig mehr Menschen einzubeziehen. Darüber hinaus kann diese Basis dank eines Forums im Wissenssegment durch das Hinzufügen fehlender Elemente erweitert werden.

Entwicklung des Intranets: Ich erwähnte dies in der Einleitung zu diesem Absatz, aber es muss betont werden. Das Intranet ist eine interne Plattform, die auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer reagiert. Daher funktioniert nichts besser, als über die Verbesserung des Intranets zu diskutieren. Ein Forum ist eine ideale Lösung dafür: Es ermutigt zur Nutzung des Intranets und provoziert somit eine Diskussion über seine Entwicklung.

Benachrichtigungen

Folgt man der logischen Richtung, sollte man die Benachrichtigungen erwähnen. Denn wenn Kommunikation und Foren gedeihen sollen, desto mehr Werkzeuge zur Verwaltung, desto besser. Daher sollte jede Nachricht, jeder neue Diskussionsthread, jeder neue Anhang oder Eintrag, der sich mit einem wichtigen Thema befasst, die größtmögliche Empfängergruppe erreichen.

Dank der Auswahl der Themen, über die der/die Mitarbeiter/in benachrichtigt werden möchte, wird kein Inhalt übersehen, und es wird sie/ihn ermutigen, das Intranet erneut zu besuchen. Dies ist ein weiterer Weg, um Ihre Teammitglieder für Ihr Intranet zu interessieren.

Intelligente Suche

Dies ist sicherlich eine der nützlichsten Funktionen, die effektiv Zeit spart und die Nutzung des Intranets angenehmer macht.

Daher ist es gut, beim Entwurf einer internen Plattform sicherzustellen, dass die Inhaltssuche dynamisch ist. Beim Eingeben eines bestimmten Schlüsselworts erscheint ein vorgeschlagener Begriff zur Auswahl, der es Ihnen ermöglicht, ihn sofort aus der Liste auszuwählen. Darüber hinaus können die Begriffe im Suchmaschinenfenster in Kategorien unterteilt werden, z.B. Artikel, Dokumente.

Eine attraktive Funktionalität ist auch die Hinzufügung der Option "Suchanfrage" – der Administrator kann die Suchhistorie der Begriffe einsehen, damit diese hinzugefügt werden und in der Zukunft als Begriffe zur Auswahl stehen.

Die intelligente Suche hat das Potenzial, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Intranet als ihre primäre Wissensquelle betrachten.

Mitarbeiterprofile

Ein wichtiger Teil zur Erhöhung des Mitarbeiterengagements im Intranet ist die Verwendung sozialer Aspekte. Genau wie auf sozialen Medien-Websites kann jede Person aus Ihrem Unternehmen ein Profil erstellen und sich so präsentieren, private Informationen teilen, ihre Erfolge zeigen und offenlegen, wofür sie sich interessiert.

Das Profil erweist sich als großartiger Weg, die Beziehungen zwischen den Personen in Ihrer Organisation zu stärken, deren messbarer Nutzen eine effektivere Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ist.

Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung Ihres Intranets, welche Felder die Nutzer ausfüllen können, um die Informationen ansprechend und von gegenseitigem Interesse zu machen.

Gamification

Es geht darum, durch den Einsatz von Spielelementen zu engagieren und zu motivieren. Jede Mitarbeiteraktivität, die im Intranet verfolgt und dokumentiert werden kann, kann ein bewertetes Spiel sein.

Jede Auszeichnung ist ein Anreiz, eine Herausforderung anzunehmen. Wenn Sie z.B. neue, kompetente Mitarbeiter einstellen möchten, kann das Empfehlungssystem Gegenstand der Gamification sein. Die aktuellen Mitarbeiter werden gerne bei der Suche mitwirken, und Sie werden mehr Analyseanfragen erhalten.

Die Anzahl der „Wettbewerbe“ ist nicht begrenzt und kann fast alle Herausforderungen abdecken, die in einer Organisation zu finden sind: sowohl im Zusammenhang mit ihrem internen Funktionieren als auch im Kontext von Projekten. Alle Schulungskurse, einschließlich des Onboardings, können durch ein Punktesystem animiert werden. Darüber hinaus können Sie Blogbeiträge erstellen, Foren-Threads sowie die inhaltlichen Inhalte der Wissensbasis bereichern. Dadurch bleibt das Mitarbeiterengagement auf einem hohen Niveau, und das Intranet ist das beste Medium, um diese Ziele zu erreichen. Der bereits erwähnte Chat oder die Intranet-Foren sind die Elemente, deren Nutzung im Rahmen der Gamification offensichtlich wird.

Gamification kann Teil der Unternehmenskultur Ihres Unternehmens sein und sich daher von anderen Arbeitgebern unterscheiden. Es steigert die Produktivität und trägt somit zur Reduzierung von Ausfallzeiten in Geschäftsprozessen bei.

Zusammenfassung

Wenn Sie möchten, dass das Intranet-System Ihrer Organisation eine florierende Plattform wird, sollten Sie die Benutzer ermutigen, es aktiv zu nutzen. Die Intranet-Investition muss sich auszahlen, und die in diesem Text beschriebenen Methoden, die wir viele Male in unserer Drupal-Agentur durchgeführt haben, sollen Ihre Mitarbeiter für das Intranet gewinnen.