8 Häufige Fehler beim Start eines Intranets

Während allgemein bekannt ist, dass der Aufbau einer aktiven Website eine schwierige Aufgabe ist, wird oft angenommen, dass Intranets einfacher sind. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein. Ein Intranet erfordert viel Planung und Aufwand. Andernfalls wird es höchstwahrscheinlich zu einem verlassenen Ort mit veraltetem Inhalt, den niemand je besucht. Nachfolgend sind die häufigsten Fehler aufgeführt, die beim Erstellen von Intranets gemacht werden.

1. Vom Standpunkt des Managements denken

Oftmals werden Intranets als Managemententscheidung gestartet. Das Führungsteam erkennt, dass es Mittel braucht, um mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, und das Intranet ist die offensichtliche Wahl. Das Intranet wird erstellt - und das Management kommuniziert… aber niemand liest.

Um die Mitarbeiter zu engagieren, muss die Kommunikation für sie wichtig sein. Genau wie der Inhalt auf einer Verkaufswebsite auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden ausgerichtet sein muss, muss das Intranet mit dem Mitarbeiter im Zentrum erstellt werden. Erst wenn die Mitarbeiter aus ihren eigenen Gründen entscheiden, das Intranet regelmäßig zu nutzen, wird das Management sie dort mit seinen Botschaften erreichen können.

Natürlich ist es eine gute Idee, einen E-Mail-Mechanismus einzurichten, der Updates über neue Inhalte an Mitarbeiter sendet, um sicherzustellen, dass sie keine wichtigen Updates verpassen, aber wenn sie die Kommunikation nicht als für sie relevant empfinden, werden sie sie ohnehin ignorieren.

2. Ein Intranet als einmaliges Ereignis einführen

Wenn Sie einen Blog erstellen, ist es eine großartige Idee, vorher mindestens 10-20 Blogbeiträge vorbereitet zu haben, um sicherzustellen, dass Sie in den ersten Wochen etwas zu veröffentlichen haben. Dasselbe gilt für ein Intranet. Es macht Sinn, die ersten Monate des Lebens der neuen Plattform im Voraus zu planen, um sicherzustellen, dass sie aktiv bleibt. 

Wenn nach dem ersten Start die Nachricht „Willkommen beim neuen Intranet“ die erste bleibt, werden alle das Intranet schnell vergessen. Um die Menschen zu engagieren und zu begeistern und sie in die Gewohnheit zu bringen, das Intranet zu besuchen, werden die ersten Wochen wirklich entscheidend sein und sollten eine Menge an veröffentlichten Inhalten enthalten.

Die Pflege eines Intranets ist ein Prozess, kein Ereignis. Ein Plan muss erstellt werden, wie es kontinuierlich betrieben wird.

3. Zu groß anfangen

Es ist leicht, sich ein großartiges Portal mit vielen Inhalten und Funktionen vorzustellen - ein eigener Bereich für Neuigkeiten aus jeder Abteilung usw. Die Realität sieht jedoch meist so aus, dass es wirklich schwierig ist, mit einem großen Plan Schritt zu halten (es sei denn, Sie haben ein großes engagiertes Vollzeitteam, natürlich).

Ein viel besserer Ansatz ist es, klein anzufangen und zu wachsen. Beginnen Sie nur mit einem Nachrichtenbrett und einigen der nützlichsten Integrationen, die tatsächliche Schmerzpunkte der Mitarbeiter lösen. Wenn dies funktioniert und Appetit und Raum für mehr besteht, können zusätzliche Dinge langsam nach und nach hinzugefügt werden. 

Ein solcher iterativer Ansatz wird 2 Vorteile haben:

1. Sie werden nicht mit Ambitionen überzielen, die nicht geliefert werden können.
2. Das Intranet wird wachsen. Menschen werden neue Funktionen als Fortschritt sehen.

Groß planen - klein handeln.

4. Die Technologie überkomplizieren

Ein Intranet kann, wenn es wächst, enorm wachsen. Da es im Zentrum des Unternehmens steht, wird es oft mit vielen Systemen integriert. Alles, was keinen eigenen Platz hat, wird oft einfach dem Intranet hinzugefügt: Fahrgemeinschaften, Raumreservierungen, Cafeteria-Gutscheine, was auch immer Sie nennen.

Einerseits ist das gut. Ein Intranet, das viele benötigte und genutzte Funktionen hat, ist das, was man aufbauen möchte. Auf der anderen Seite ist es, wenn es mit „alles“ integriert ist, oft schwierig, es zu ändern oder zu ersetzen. Außerdem wird der Austausch anderer Systeme knifflig, da die neuen von Anfang an in das Intranet integriert werden müssen. Die Komplexität kann schnell aus dem Ruder laufen und jede Flexibilität ersticken.

Ein gutes architektonisches Design ist der Schlüssel, um dieses Problem zu lösen. Die aktuelle Technologie erlaubt es uns, großartige, entkoppelte Lösungen zu bauen, die einfach einzeln statt alle zusammen ersetzt werden können. Um dies zu erreichen, sollten die folgenden Prinzipien beachtet werden:

1. Kommunizieren Sie Systeme über APIs anstatt direkt. Es ist viel einfacher, eine API zu ersetzen oder zu ändern als eine monolithische Architektur, die bestimmte Datenstrukturen in einer externen Datenbank annimmt.
2. Entkoppeln Sie Funktionen. Wenn Sie KPI-Daten aus einem externen System anzeigen müssen, macht es oft mehr Sinn, eine einbettbare JavaScript-App zu erstellen, die die REST-Applikation abfragt, anstatt die Lösung in den Intranet-Kern einzubacken. 

5. Annehmen, dass Mitarbeiter wegen des Inhalts kommen

Als Ersteller und Betreuer eines Intranets wird man erwarten, dass alle Augen auf neue Updates und Inhalte gerichtet sind. Das ist jedoch nicht der Standardfall. Typischerweise haben die Mitarbeiter mit ihren täglichen Aufgaben keine Zeit oder Interesse, die Intranet-Website regelmäßig zu überprüfen, um zu sehen, was neu ist.

Der beste Weg, das Personal dazu zu bringen, das Intranet zu besuchen, besteht darin, darauf Werkzeuge zu platzieren, die ihnen bei der Arbeit helfen (z.B. Dokumentationen) oder Dinge, die sie benötigen (Zeitverfolgung oder ein Feed von KPIs etc.). Sie werden es besuchen, um auf die Werkzeuge zuzugreifen und gleichzeitig die Updates zu sehen. 

Denken Sie daran - Sie würden gerne etwas auf Ihrer Website haben, das Ihre Kunden dazu bringt, sie jeden Tag zu besuchen. Im Falle Ihrer Mitarbeiter können Sie das tun. Und wenn es ihnen gleichzeitig hilft, besser zu arbeiten - ist es eine Win-Win-Situation.

6. Fehlende gute Suchfunktion

Mitarbeiter werden sich daran erinnern, was sie im Intranet gelesen haben, und möchten manchmal auch nach Monaten oder Jahren darauf zurückkommen. Google kann diesen Inhalt nicht indexieren, daher ist das Einzige, was Sie bieten können, eine gute Suche, die Sie selbst erstellen.

Die Menschen sind an wirklich gute Suchfunktionen gewöhnt, und wenn ein Dienst diese nicht bietet, ist das für niemanden wirklich frustrierend. 

7. Fehlendes Training für neue Mitarbeiter

Ein Intranet in einer Organisation wird wachsen und sich entwickeln. Wenn Sie neuen Mitarbeitern nicht zeigen, wie es funktioniert und was dort zu finden ist, könnte es für sie lange dauern, zu verstehen, wie viele Dinge dort für sie verfügbar sind.

Ein Überblick über das Intranet sollte Teil des Einarbeitungsprozesses jedes neuen Mitarbeiters sein. Es wird ihnen und ihrem Vorgesetzten viel Zeit sparen.

8. Fehlende Nachanalyse nach dem Start

Oft wird ein Intranet gestartet, und dann geht jeder zurück zum Tagesgeschäft ohne eine weitere Analyse. Wenn Sie jedoch nicht beobachten, wie die Mitarbeiter mit dem Intranet interagieren und sehen, wie sie es nutzen, wenn Sie keine Feedbackformulare nach dem Start senden, werden Sie nie von den vielen Dingen erfahren, die verbessert oder hinzugefügt werden könnten, um das Intranet viel besser zu machen.

Der Aufbau eines Intranets sollte ein iterativer Prozess sein. Bauen - ausprobieren - testen - wiederholen. Nur so werden Sie in der Lage sein, etwas wirklich Wertvolles für das gesamte Unternehmen zu schaffen.