CMS-Integration mit externen Systemen und Datenbanken - Was Sie wissen müssen

CMS-Integrationen mit externen Tools sind entscheidend, um Geschäftsprozesse zu optimieren und einen besseren Kundenservice zu bieten. Ohne nahtlose Integrationen können Unternehmen mit manueller Dateneingabe, Fehlern und Ineffizienzen kämpfen. Mit modernen Lösungen ist es möglich, CMS mit verschiedenen Plattformen zu integrieren, wodurch Automatisierung und schneller Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht werden. Erfahren Sie mehr zu diesem Thema in unserem Artikel.

Warum sind CMS-Integrationen mit externen Systemen wichtig?

Organisationen verwenden oft viele verschiedene Systeme – von CRMs und Datenbanken bis hin zu ERP-Software oder E-Commerce-Plattformen. Wenn diese Tools isoliert arbeiten, besteht die Notwendigkeit, Informationen manuell zu übertragen oder dieselben Daten zu duplizieren. Dies wiederum bedeutet ein höheres Fehlerrisiko, mehr Bearbeitungszeit und höhere Betriebskosten.

Automatisieren, Fehler reduzieren und Effizienz verbessern

Das Hauptziel der CMS-Integration mit anderen Tools ist die Automatisierung des Informationsflusses zwischen verschiedenen Plattformen. In der Praxis bedeutet dies unter anderem die Möglichkeit zu:

• automatischem Datentransfer (z. B. von einem Anfrageformular im CMS zu einem CRM),
• kontinuierlicher Aktualisierung des Lagerbestands im Online-Shop,
• gleichzeitiger Veröffentlichung von Inhalten auf mehreren Plattformen (und Vereinfachung der Arbeit für Content-Editoren),
• und vielen weiteren automatisierten Aktivitäten.

Vorteile für Geschäftsinhaber und Endbenutzer

Die Implementierung von Integrationen bringt echte geschäftliche Vorteile. Vor allem ermöglicht sie eine bessere Nutzung der Unternehmensressourcen und die Konzentration auf strategische Aufgaben. Kunden-, Produkt- oder Betriebsdaten sind in Echtzeit verfügbar, was die Entscheidungsqualität verbessert.

Die Integration von CMS mit externen Tools hilft auch, die Arbeit verschiedener Abteilungen zu optimieren. Beispielsweise ermöglicht die Verbindung der Plattform mit einem CRM dem Marketingteam eine gezieltere Kampagnenführung basierend auf Verkaufsdaten. Die Finanzabteilung hingegen kann dank der kontinuierlichen Synchronisierung der Daten mit der Buchhaltungssoftware den Cashflow leichter überwachen, was zu einer effektiveren Budgetplanung führt.

Aus der Sicht der Endbenutzer (z. B. Kunden, die eine Website oder einen Onlineshop besuchen) bedeuten Integrationen schnelleres Seitenverhalten, größere Genauigkeit bei der Präsentation von Informationen (z. B. Produktverfügbarkeit, aktuelle Preise) und effizientere Bearbeitung von Anfragen oder Beschwerden. Dies verbessert wiederum die Benutzererfahrung, schafft Vertrauen in die Marke und stärkt deren Position auf dem Markt.

Beliebte Anwendungen der Integration von Content-Management-Systemen

Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Integrationsszenarien, die eine effektive Verwaltung von Inhalten und Daten in einem Unternehmen unterstützen. Sie ermöglichen es Ihnen, verschiedene Plattformen zu einer einzigen, kohärenten Infrastruktur zu kombinieren, was zu optimierten Geschäftsprozessen und einem besseren Benutzererlebnis führt.

CRM- und CMS-Integration

CRM- (Customer Relationship Management) Systeme werden verwendet, um Kundenkontakte und -beziehungen zu verwalten – von der Speicherung grundlegender Daten über die Aufzeichnung von Kontaktverläufen bis hin zur Analyse von Verhalten und Vorlieben. Die Integration von CRM und CMS ermöglicht Folgendes:

• Automatischer Datenfluss zwischen der Website und dem CRM: Informationen, die in Formularen auf der Website gesammelt werden (Anfragen, Newsletter-Anmeldungen), gelangen automatisch in das CRM, was die Reaktionszeit auf Anfragen verkürzt und die Datenkonsistenz sicherstellt.
• Personalisierte Kommunikation: Dank der Datensynchronisation ist es möglich, Nachrichten präzise zu personalisierten Inhalten oder Angebote an bestimmte Empfängergruppen zu senden.
• Effektives Lead-Management: Marketer können den User-Pfad (z. B. besuchte Unterseiten, heruntergeladene Materialien) beobachten und die Kaufbereitschaft schnell einschätzen, um dann potenzielle Kunden an die Verkaufsabteilung weiterzuleiten.

Integrationen von CMS und Datenbanken

Viele Unternehmen speichern große Mengen an Informationen in umfangreichen Datenbanken – das könnten Produktdaten, Kataloginformationen zu Dienstleistungen oder Transaktionsaufzeichnungen sein. Die Integration von CMS macht Folgendes möglich:

• Inhalte auf dem neuesten Stand und konsistent halten: Änderungen im Datenspeicher (z. B. Preise, Lagerbestände, Produktparameter) erscheinen sofort auf der Website, ohne dass manuelle Updates erforderlich sind, was die Benutzerfreundlichkeit der Webseite erhöht.
• Verwaltung verstreuter Daten erleichtern: Durch die Zentralisierung von Informationen können Inhalte aus verschiedenen Quellen an einem Ort (im CMS-Plattformpanel) eingesehen und moderiert werden.
• Verarbeitung großer Datenmengen: Die richtige Integrationsstruktur ermöglicht das schnelle Laden und Aktualisieren von Tausenden oder sogar Millionen von Datensätzen auf der Website.

Integrationen mit ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme integrieren alle wichtigen Bereiche des Geschäftsbetriebs eines Unternehmens, wie Logistik, Vertrieb, Finanzen oder Personalwesen. Die Kombination von Content-Management-Systemen (wie Drupal) mit ERP bietet folgende Vorteile:

• Auftragsabwicklung und Bestandsautomatisierung: Aktuelle Produktverfügbarkeitsinformationen sind auf der Website sichtbar, wodurch das Risiko minimiert wird, einen Artikel zu verkaufen, der physisch nicht mehr verfügbar ist.
• Vollständige Datensynchronisation: CMS kann Preise und Promotionsinformationen automatisch anzeigen, die im ERP eingegeben wurden.
• Einfachere Analytik: Daten aus dem Online-Shop (im CMS betrieben) und der ERP-Plattform können in einem einzigen Berichtsdashboard kombiniert werden, was eine umfassendere Analyse der Verkaufsleistung und -trends ermöglicht.

CMS-Integration mit Marketingplattformen

Heutige Marketing-Tools (z. B. HubSpot, Marketo, Mailchimp) bieten erweiterte Funktionalitäten zur Kampagnenautomatisierung, Inhaltserstellung und Personalisierung sowie Nutzerverhaltensanalyse. Durch die Integration Ihres CMS mit diesen Marketing-Automatisierungsplattformen können Sie den Prozess der Leads-Gewinnung und -Bearbeitung vereinfachen und die Kommunikationsgüte mit Ihrem Publikum spürbar steigern.

• Automatische Datensynchronisation: Nutzerinformationen (z. B. aus Kontaktformularen oder Newsletter-Anmeldungen im CMS) werden kontinuierlich an Marketing-Tools übertragen, was den Lead-Management-Prozess optimiert.
• Bessere Personalisierung von Inhalten: Daten, die auf der Marketing-Plattform zu Nutzerpräferenzen und -verhalten gesammelt werden, können genutzt werden, um dynamische Inhalte auf der Website zu präsentieren.
• Kampagnen-Automatisierung: Dank der Integration kann Ihr Marketing-Team spezifische Aktionen auslösen (z. B. E-Mails senden oder Pop-ups anzeigen), die auf einem bestimmten Nutzerverhalten auf der Webseite reagieren und somit die Effektivität Ihrer Marketing-Kampagnen erheblich steigern.
• Umfassende Analytik und Berichterstattung: Daten aus dem Content-Management-System, wie beispielsweise die Anzahl der Besuche oder Interaktionen mit digitalen Inhalten, können mit Informationen zu den Ergebnissen von Marketingkampagnen kombiniert werden. Dies bietet ein vollständigeres Bild der Effektivität der Aktivitäten und genauere Schlussfolgerungen für Marketing-Teams, um ihre Strategien zu optimieren.

Ein Beispiel für die Verknüpfung eines Kontaktformulars von HubSpot mit Drupal

Integrationen mit externen E-Commerce-Plattformen

Obwohl viele Unternehmen sich entscheiden, einen Online-Shop direkt auf dem CMS zu erstellen, ist dies nicht immer die optimale Lösung. In einigen Fällen verfügen Unternehmen bereits über ihre E-Commerce-Plattform (z. B. Magento, Shopify, WooCommerce), und das CMS dient als Nachrichtenportal oder Blog. Die Integration zwischen beiden bietet:

• Einheitliches Marketinginhaltsmanagement: Artikel, Tutorials oder Schulungsmaterialien, die im CMS veröffentlicht werden, können direkt mit den Produkten im Shop verlinkt werden (durch Links, Widgets oder Empfehlungen).
• Konsistente Markenführung: Mit einem gemeinsamen grafischen Design und der Datensynchronisation können Kunden zwischen digitalen Inhalten und Shop wechseln, ohne das Gefühl zu haben, auf völlig unterschiedlichen Seiten zu sein.
• Optimierung des Kaufpfades: Die Verknüpfung eines Blogs mit einer E-Commerce-Plattform erleichtert den Verkehr von Artikeln oder Videos direkt zur Produktkarte, was die Chancen auf eine Konversion erhöht.

Wie funktionieren die Integrationen von CMS mit externen Tools?

CMS-Integrationen (z. B. Drupal-Integration mit externen Systemen) werden unter Verwendung von dedizierten Schnittstellen und Technologien implementiert, die einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Tools ermöglichen. Ihr Betrieb basiert auf gut definierten Standards, die eine einfache Erweiterung und Skalierung der Infrastruktur ermöglichen.

Grundprinzipien der API

API (Application Programming Interface) ist ein grundlegendes Werkzeug für die Kommunikation zwischen einem CMS und anderen Anwendungen. Die API fungiert als Brücke, die den Datentransfer zwischen verschiedenen Plattformen auf standardisierte und sichere Weise ermöglicht.

Einfach gesagt:

• Anfrage: CMS sendet eine Anfrage an einen externen Server nach Daten (z. B. Produktinformationen, Auftragsstatus) oder um bestehende Datensätze zu aktualisieren.
• Antwort: Der Server sendet die Daten in einem vorgegebenen Format zurück. Das CMS kann sie dann in seinem Datenspeicher speichern, auf der Webseite anzeigen oder weitere Hintergrundprozesse initiieren.

Mit diesem „gemeinsamen Sprach“-Protokoll ist es möglich, sogar sehr unterschiedliche Umgebungen zu verbinden – wichtig ist nur, dass jede Umgebung Daten in einer spezifischen, standardisierten Weise verarbeiten kann. Die am häufigsten verwendeten APIs verwenden Protokolle wie HTTP, das unterstützt wird, um Daten im JSON-Format oder XML offenzulegen.

Beispiele für Technologien, die Integrationen unterstützen

Unter den beliebten Technologien, die CMS-Integrationen unterstützen, sind REST und GraphQL hervorzuheben. REST (Representational State Transfer) ist ein weit verbreiteter Ansatz, der eine einfache und effiziente Kommunikation zwischen Plattformen über HTTP-Operationen (GET, POST, PUT, DELETE) ermöglicht. Es zeichnet sich durch seine Einfachheit und die hohe Verfügbarkeit von Bibliotheken in verschiedenen Programmiersprachen aus.

GraphQL hingegen ist eine moderne Technologie, die eine größere Flexibilität beim Abrufen von Daten bietet, da der Client spezifizieren kann, welche Informationen er benötigt. Dies vermeidet überflüssige Abfragen und verbessert die Anwendungsleistung. Es bietet große Flexibilität im Datenmanagement, insbesondere für komplexe Projekte.

Sorgfältig gestaltete API-basierte Integrationen machen das CMS zu einem zentralen Kommunikationsknotenpunkt in der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Das Herunterladen von Daten (z. B. vom CRM) und das Senden von Informationen (z. B. Benachrichtigungen an externe Partner) kann schnell, zuverlässig und sicher erfolgen.

Wichtige Herausforderungen bei der Integration und wie man sie überwindet

Der Prozess der Integration eines Content-Management-Systems mit anderen Plattformen kann verschiedene technische und organisatorische Schwierigkeiten mit sich bringen.

Probleme der Datenkompatibilität

Verschiedene Systeme speichern Daten möglicherweise in unterschiedlichen Formaten und Strukturen, was bei der Integration eine Herausforderung darstellt. Das CMS muss in der Lage sein, Daten effizient zu synchronisieren, um Fehler im Zusammenhang mit unvereinbaren Feldern, Formaten oder Kodierungen zu vermeiden.

Eine wichtige Lösung besteht darin, Datenzuordnungsmechanismen zu verwenden, um Daten vor dem Senden an das CMS zu konvertieren und zu standardisieren. Es ist auch sinnvoll, standardisierte Datenaustauschformate wie JSON oder XML zu verwenden, die es erleichtern, Informationen zwischen Systemen zu harmonisieren.

Datensicherheit bei Integrationen

Datensicherheit gehört zu den kritischsten Herausforderungen bei CMS-Integrationen. Der Datentransfer zwischen Systemen muss über sichere Protokolle wie HTTPS sowie Berechtigungs- und Authentifizierungsmechanismen, wie OAuth 2.0, erfolgen.

Darüber hinaus ist es ratsam, Daten sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung zu verschlüsseln, um das Risiko eines Datenlecks zu minimieren. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und die Überwachung des Netzwerkverkehrs tragen dazu bei, mögliche Unregelmäßigkeiten zu erkennen und sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Skalierbarkeit und Systemleistung

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Zunahme der Anzahl von Benutzern können Sie feststellen, dass die ursprünglich entworfene Integration beginnt, immer mehr Last auf Ihre Server zu generieren, was zu einem Rückgang der Leistung des gesamten Ecosystems führt. Unzureichend durchdachte Lösungen, wie zu häufige Anfragen an APIs oder fehlende Daten-Caching-Mechanismen, können Verzögerungen im Betrieb der Website verursachen und die Wartungskosten der Infrastruktur erhöhen.

Um solche Probleme zu vermeiden, ist es sinnvoll, Lasttests in der Planungsphase durchzuführen und die Architektur mit Blick auf Skalierbarkeit zu entwerfen. Es ist auch sinnvoll, Lösungen in Betracht zu ziehen, die das Anfragen-Queueing (z. B. RabbitMQ) oder Caching (z. B. Varnish) ermöglichen, damit Integrationen selbst dann effizient bleiben, wenn der Verkehr und die Anzahl der Operationen erheblich zunehmen.

Wie kann Droptica bei CMS-Integrationen helfen?

Droptica ist eine erfahrene Drupal-Agentur, die Integrationsprojekte für Kunden in verschiedenen Branchen erfolgreich umgesetzt hat, von kleinen bis zu großen Unternehmen. Wir verfügen über langjährige digitale Erfahrung in der Kombination von CMS-Plattformen mit CRM-, ERP- und E-Commerce-Systemen, was es uns ermöglicht, Lösungen effektiv auf die geschäftlichen Anforderungen des Projekts abzustimmen.

Unsere Integrationsdienste verwandeln das CMS in einen zentralen Knotenpunkt, der es nahtlos mit bestehenden Tools verbindet. Dies ermöglicht es einer Organisation, Daten effektiv zu synchronisieren, Geschäftsprozesse zu straffen und manuelle Arbeit zu minimieren. Hierfür verwenden wir REST APIs und GraphQL.

CMS-Integrationen - Zusammenfassung

Die Integration von CMS mit externen Tools ist wesentlicher Bestandteil, um Geschäftsabläufe zu optimieren und Organisationen effizienter zu gestalten. Es ermöglicht Unternehmen, Prozesse zu automatisieren, Fehler aufgrund manueller Datenbearbeitung zu eliminieren und eine bessere Benutzer- bzw. Kundenerfahrung zu bieten. Die Konsistenz von Informationen zwischen verschiedenen Plattformen ermöglicht ein präzises Datenmanagement und verbessert den Kundenservice.

Bei Droptica bieten wir nicht nur umfassende Integrationsmöglichkeiten, sondern erstellen auch maßgeschneiderte CMS-Lösungen, die die Inhaltserstellung optimieren und Geschäftsziele unterstützen. Kontaktieren Sie uns für Unterstützung beim Aufbau einer dedizierten Plattform.