Eine kleine Digitalagentur vergrößern - Die 13 größten Agenturprobleme

Nach einer Analyse, die ich auf der LinkedIn-Plattform durchgeführt habe, haben etwa 76 % aller digitalen Agenturen nicht mehr als 50 Mitarbeiter. Das ist ein bedeutender Prozentsatz. Dieser Wettbewerb stellt spezifische Herausforderungen für diese kleineren Unternehmen dar, die sie bewältigen müssen, um sich auf dem Markt abzuheben. Basierend auf jahrelanger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Agenturen habe ich die wichtigsten Probleme zusammengestellt, denen kleine Agenturen gegenüberstehen. All dies dient dem besseren Verständnis, wie man sie lösen kann.

1. Neukundengewinnung und -bindung

In Gesprächen mit digitalen Agenturen habe ich oft gehört, dass eines der schwerwiegendsten Probleme darin besteht, gegen größere, bekanntere Agenturen, die unterschiedliche Projekte abwickeln, neue Kunden zu "gewinnen". Einerseits ist es entscheidend, sich vom Wettbewerb abzuheben; andererseits erfordert dies viel Arbeit und Ressourcen. Eine kleine Agentur hat ein begrenztes Marketingbudget, was sie schon zu Beginn des Rennen um einen Kunden benachteiligt. Sie kann sich keine teuren Werbekampagnen oder die Erweiterung der Marketingabteilung leisten.

Infolgedessen werden Projekte mit bestehenden Kunden oder kleinere Projekte innerhalb der technologischen Kompetenzen des aktuellen Teams durchgeführt. Die Aufnahme größerer Projekte (z. B. über tausend Stunden) ohne ähnliche Erfahrung wird somit außerordentlich schwierig.

Die Kundenbindung ist ebenfalls eine Herausforderung. Langfristiges Vertrauen aufzubauen, ist schwieriger, da kleine Agenturen selten langfristige Projekte durchführen. Es ist auch schwierig, Ergebnisse zu liefern, die die Kunden zufriedenstellen (ein kleineres Team bedeutet begrenzte technologische Möglichkeiten). Ein kleines Team kann auch Schwierigkeiten haben, eine reibungslose, langfristige Kommunikation und angemessenen Support sicherzustellen. All dies führt zu einer hohen Kundenabwanderungsrate, und der Mangel an festen Kunden begrenzt die Fähigkeit, langfristig zu planen.

2. Abhängigkeit von Schlüsselkunden

„Was nützt es mir, dass ich ein paar Hauptkunden habe, wenn jeder von ihnen jederzeit gehen kann?“ Solche Aussagen werden häufig von den Inhabern kleiner – bis zu 50 Mitarbeiter beschäftigender – interaktiver Agenturen gemacht. In Anknüpfung an den vorherigen Absatz, stellt der Mangel an festen Kunden ein Problem dar, aber eine übermäßige Abhängigkeit von einem Schlüsselkunden garantiert ebenfalls keine stabile und sichere Entwicklung.

Was nützt es mir, dass ich ein paar Hauptkunden habe, wenn jeder von ihnen jederzeit gehen kann? - fragen die Inhaber kleiner Agenturen

Das Erwerben und übermäßige Festhalten an ein oder zwei Kunden schafft eine Art Teufelskreis. Eine kleine Agentur wird den Großteil ihrer Ressourcen verwenden, um diese Projekte fortzusetzen, sodass nicht genügend Mittel vorhanden sind, um neue Unternehmungen zu starten. Die Agentur konzentriert sich darauf, dank des Schlüsselkunden Finanzliquidität zu gewährleisten, während sie sich bewusst ist, dass dieser „jederzeit gehen kann“.

3. Unsicherheit über die Wirtschaftskrise

Die Welt kämpft mit einer Wirtschaftskrise, die ein weiteres ernstes Problem für kleine Agenturen darstellt. In solchen Bedingungen sieht das Szenario wie folgt aus: Vertragspartner beenden zuerst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und reduzieren erst später die Beschäftigung in ihren Unternehmen.

Es kommt auch vor, dass der Auftragnehmer, bevor er die erwähnte Zusammenarbeit kündigt, Zahlungstermine möglicherweise nicht einhält. Darüber hinaus sieht sich die Agentur gezwungen, ihre Preisgestaltung zu überprüfen, da der Wettbewerb die Preise senkt, was die Akquise eines neuen Kunden noch schwieriger macht.

Am Ende dieser Kette steht die Entscheidung, die Beschäftigung zu reduzieren, was die Agentur zusätzlich vom aktiven Rennen um neue Projekte ausschließt.

4. Wachsende Konkurrenz unabhängig vom Standort

Die Weltkarte der digitalen Agenturen ist mit vielen Stecknadeln gespickt. Der Wettbewerb wächst unabhängig vom Standort, bei einem relativ niedrigen Eintritt in die Branche. Neue Unternehmen bieten eine breite Palette von Dienstleistungen und Spezialisierungen an, was kleine Agenturen dazu zwingt, ein einzigartiges Angebot zu entwickeln, um sich abzuheben.

Ich habe Preisdruck im Zusammenhang mit der Wirtschaftskrise erwähnt, aber ich muss sagen, dass es auch hier ein Problem ist. Eine erweiterte Konkurrenz und geografische Vielfalt führen manchmal zu Preiskriegen. Folglich kann eine kleine Agentur gezwungen sein, ihre Preise zu senken, während sie gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen erhöhen muss, um die Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen. Dieselbe Dienstleistung kann im östlichen Hemisphäre deutlich weniger kosten als im westlichen Hemisphäre.

Und wie investiert man in die neuesten Technologien und Trends in einer solchen Situation? Eine kleine Agentur muss das Bedürfnis nach Innovation mit Budgeteinschränkungen ausbalancieren. Es ist notwendig, eine neue Strategie zu definieren, um die Bedeutung des Standorts in Geschäftsgesprächen mit zukünftigen Kunden zu minimieren, sodass sie sehen, dass das Unternehmen sich beispielsweise auf eine Nische spezialisiert oder einen einzigartigen Wert bietet (z. B. ein spezifischer Service, Implementierungsmethode und Kommunikationstools).

5. Schritt halten mit Technologie

Da ich das Thema Innovation angesprochen habe, muss ich näher auf neue Technologien eingehen (wie künstliche Intelligenz), die Kunden zunehmend interessieren. Mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten, ist ein bedeutendes Problem: Wie finden Sie Raum für Implementierungen, wenn Sie die vorherigen vier Probleme noch nicht gelöst haben?

Das Tempo, mit dem sich die Technologie entwickelt, kann überwältigend sein. Es ist schwierig, mit ständig neuen Werkzeugen oder Plattformen Schritt zu halten. Dies gilt auch für das Marketing - neue Software bietet Möglichkeiten, erfordert aber Zeit, personelle Ressourcen oder eine Änderung der aktuellen Strategie, um sie effektiver als die Konkurrenz zu nutzen.

Mit dem Fortschritt der Technologie müssen auch die Fähigkeiten des Agenturteams wachsen, und Schulungen bereitzustellen, ist mit hohen Kosten verbunden. Kunden erwarten Ergebnisse für ihr Unternehmen und sind überzeugt, dass die neuesten Lösungen einen positiven Einfluss haben werden. Kann ein kleines Agenturteam dies jedoch garantieren? Sollte in Betracht gezogen werden, Spezialisten einzustellen, die sich in einer bestimmten Technologie gut auskennen? Potenzielle Kunden darüber zu informieren, dass die Agentur ein bewährtes Team in ähnlichen Projekten bereitstellen kann, bietet einen Mehrwert, über den ich zuvor geschrieben habe, und wird damit zu einem starken Verkaufsargument.

6. Schwierigkeiten mit der Prozessskalierung

Die Skalierung von Prozessen in kleinen Agenturen stellt oft eine erhebliche Herausforderung dar. Das zentrale Problem ist die Unfähigkeit, Lösungen zu reproduzieren, die für einen Kunden erstellt wurden, wenn Projekte für andere umgesetzt werden. Jeder neue Auftrag erfordert einen individuellen Ansatz, der erhebliche Anpassungs- und Änderungskosten erzeugt.

Obwohl es zunächst als Vorteil erscheinen mag, maßgeschneiderte Lösungen zu liefern, wird es im Laufe der Zeit zum Problem. Die kleine Agentur steht vor der Notwendigkeit, ihre Verarbeitungskapazität zu erhöhen und das Projektteam zu erweitern. Ihr Inhaber muss die Frage beantworten: Wie viele neue Kunden können wir mit dem aktuellen Ressourcenniveau bewältigen? Wenn das Ergebnis einer solchen Berechnung unbefriedigend ist, ist bereits bekannt, dass die Bearbeitung großer Projekte oder einer größeren Anzahl von Kunden gleichzeitig außerordentlich schwierig sein wird.

Ohne externe Unterstützung oder eine Änderung der betrieblichen Strategie könnte sich Problem "6" als unlösbar erweisen.

7. Fehlende Definition des Dienstleistungsspektrums und der Kundenprofile

Andererseits sollte (und kann) eine kleine Agentur nicht alle möglichen Projekte übernehmen. Eine der wesentlichen Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert ist, besteht darin, zu bestimmen, nicht nur, welche Projekte sie übernehmen will, sondern vor allem, welche Projekte vermieden werden sollen.

Wir empfehlen, klar zu definieren, welche Dienstleistungen die Agentur nicht übernehmen wird und welche Kundenprofile sie nicht bedienen wird. Eine solche bewusste Entscheidung verhindert die Zerstreuung von Ressourcen und konzentriert sich auf Bereiche, in denen die Agentur den größten Wert bieten kann. Andernfalls gibt es keine Chance, dass die Dienstleistungen gut ausgeführt werden.

Die Kundenakquise sollte nicht darin bestehen, die größte mögliche Anzahl unterschiedlicher Leads zu generieren (es ist einfach eine Zeit- und Energieverschwendung, Anfragen zu bearbeiten, bei denen es z. B. um Technologien geht, die die Agentur nicht anbietet). Es lohnt sich, sich darauf zu konzentrieren, Anfragen anzuziehen, die einem strikten Profil entsprechen. Solche Selektivität und Spezialisierung verhindern Enttäuschungen sowohl auf Seiten der Agentur als auch auf Seiten des Kunden.

Die Konsequenzen fehlender definierter Dienstleistungen und Profile können unter anderem folgende sein:

• inkonsistente Dienstleistungserbringung, die zu Reputationsschäden führt,
• Scope Creep - Erweiterung des Dienstleistungsspektrums durch Übernahme zusätzlicher Aufgaben über die ursprüngliche Vereinbarung mit dem Kunden hinaus,
• schlechtes Management - Teams arbeiten an Aufgaben, in denen sie nicht spezialisiert sind,
• Schwierigkeiten bei der Festlegung von Kundenerwartungen an das Projekt,
• ineffiziente Arbeit der Marketing- und Vertriebsabteilungen - Teammitglieder wissen nicht, nach welcher Kundenart sie suchen sollen,
• Kundenmismatch,
• Mangel an Spezialisierung (Nische) - erschwerte Konkurrenz in der Branche,
• Schwierigkeiten bei der Messung der Ergebnisse - ohne eine klare Definition der Dienstleistungen und Profile ist es schwierig, klare Ziele und Leistungskriterien (KPIs) festzulegen.

8. Mitarbeiterrekrutierung und -bindung

Eine kleine Agentur hat oft Schwierigkeiten, ihren Mitarbeitern wettbewerbsfähige Gehälter, Vorteile und Entwicklungsmöglichkeiten im Vergleich zu großen Unternehmen anzubieten. Dies ist ein schwerwiegendes Problem im digitalen Agenturwachstum.

Die Nachfrage nach qualifizierten Spezialisten für digitales Marketing, Designer, Entwickler, QA-Testern oder Datenanalysten ist hoch. Der Wettbewerb mit größeren Unternehmen kann jedoch eine kleine Agentur am Startblock stoppen.

Wir haben festgestellt, dass die rasante technologische Entwicklung auch eine Lücke zwischen den erforderlichen Fähigkeiten und den auf dem Arbeitsmarkt verfügbaren schafft. Es kann schwierig sein, Kandidaten mit den neuesten Fähigkeiten und Kenntnissen zu finden.

Eine kleine Agentur sollte über ein gut vorbereitetes Mitarbeiter-Onboarding und Schulungen verfügen. Der Mangel an strukturierten Programmen zur Mitarbeiteraufnahme und -schulung kann zu einer geringeren Produktivität der eingestellten Personen und einer höheren Fluktuation im Team führen.

Ich denke, dass einer kleinen Agentur irgendwann die Argumente ausgehen könnten, um die besten Mitarbeiter zu halten. Es versteht sich von selbst, dass die Abreise eines Spezialisten einen direkten negativen Einfluss auf die ununterbrochene Fortsetzung des Projekts des Kunden hat.

9. Arbeitszeitmanagement

Angenommen, das Management der Agentur entwickelt keine geeigneten Zeitmanagementprozesse und gute Tools zur Optimierung von Projekten. In diesem Fall bin ich zuversichtlich, dass früher oder später ein Projekt oder ein anderes darunter leidet.

In der dynamischen digitalen Industrie ist die Arbeit selbst auch dynamisch. Es ist dann leicht, sich zu sehr zu beeilen, was zu Stress, Burnout und einem Rückgang der Teamproduktivität führen kann.

Ich stelle fest, dass Mitarbeiter in kleinen Agenturen oft verschiedene Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen und manchmal nicht mit den Aufgaben Schritt halten oder sich in der Flut von Aktivitäten verlieren.

Die Erwartungen der Kunden sind ebenfalls hoch und variabel, was den zuvor festgelegten Zeitplan stören kann.

Das Fehlen definierter Prioritäten und damit die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben ist ein weiterer Grund, warum Mitarbeiter die Motivation verlieren können. Dies führt zu Prokrastination, verschwendeter Zeit oder Verzögerungen.

Ich sehe, wie die Balance zwischen zahlreichen Kundenprojekten, internen Aufgaben und Geschäftsentwicklungsaktivitäten, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen, ein erhebliches Problem in vielen Agenturen darstellt.

10. Ansatz zum Projektmanagement

Weiter auf diesem Pfadgehend, fällt mir sofort der Ansatz zum Projektmanagement ein.

Ich habe Scope Creep erwähnt, das sich auch in diesem Aspekt als Problem zeigt - der Projektumfang muss klar und spezifisch definiert sein. Andernfalls können zusätzliche Änderungen, die der Kunde anfordert, die Ausführung des Projekts für einen anderen Auftragnehmer stören.

Schlecht gewählte Management-Tools und deren unsachgemäßer Einsatz sind ebenfalls problematisch. Der Projektmanager sollte jemand sein, der diese Tools praktisch kennt und in der Lage ist, mithilfe dieser die nachfolgenden Projektphasen abzuschließen. Dies betrifft nicht nur die Arbeit des Teams, sondern auch die Kommunikation mit dem Kunden.

Manchmal überspringt eine kleine Agentur auch den Schritt des Risikomanagements, was ebenfalls zu Problemen führt. Wenn potenzielle Risiken nicht frühzeitig im Projekt identifiziert werden, kann dies zu unerwarteten Komplikationen während der Umsetzung führen.

Wenn ich also über den Ansatz zum Projektmanagement schreibe, meine ich die große Herausforderung, der Agenturmanagement bei der Abstimmung einer Geschäftsstrategie auf Basis zuvor definierter Dienstleistungsumfänge mit Tools gegenübersteht.

11. Kunden, die Dienste intern übernehmen

Ich empfinde das elfte Problem als besonders wichtig. Es ist in gewisser Weise ein Ergebnis der Wirtschaftskrise - Kunden verzichten auf Agenturleistungen zugunsten der Entwicklung ihrer internen Teams, z. B. Marketing- oder Entwicklungsteams, um Aufgaben zu bewältigen, die zuvor an digitale Agenturen ausgelagert wurden.

Leider erkennen solche Kunden oft nicht, dass dies eine kurzfristige Einsparung ist, die im Laufe der Zeit durch die Notwendigkeit, in neue Mitarbeiter, Schulungen, Technologien und für den internen Betrieb erforderliche Tools zu investieren, ausgeglichen wird.

In einer solchen Situation sollte eine kleine Agentur nicht so sehr mit den internen Fähigkeiten des Kunden konkurrieren, sondern ihren eigenen Wert demonstrieren. Das kann sie tun, indem sie zeigt, dass ihre Mitarbeiter in bestimmten Bereichen (z. B. SEO, PPC-Spezialisten oder Drupal-Entwickler) Fachleute sind, während das interne Team möglicherweise allgemeinere Qualifikationen hat oder die notwendige technologische Erfahrung fehlt.

Die Agentur ist bereit, ihren Betrieb je nach den Bedürfnissen des Kunden hoch- oder herunterzufahren. Interne Teams könnten eine solche Flexibilität nicht aufweisen.

Es gibt viele Gegenargumente, aber es muss anerkannt werden, dass dies eine bedeutende Herausforderung für eine kleine Agentur darstellt.

12. Mangel an Marketingwissen und Schulung

Selbst wenn sich eine kleine Agentur auf ein bestimmtes Tätigkeitsfeld wie Webentwicklung oder Produktdesign konzentriert, besteht das Risiko, dass sie den Schritt zur Erlangung umfassender Marketingkenntnisse überspringt. Diese Lücke kann sie daran hindern, digitale Marketinglösungen anzubieten.

Dies führt zu vielen negativen Konsequenzen, darunter:

• begrenzte Einnahmen und Wachstum - was die Chance vermindert, Kunden zu gewinnen, die umfassende Lösungen erwarten,
• Marktwahrnehmung - in den Augen der Kunden kann die Agentur als weniger innovativ angesehen werden, was ihren Ruf beeinträchtigt,
• Inkonsistenz in angebotenen Dienstleistungen - das Projekt des Kunden könnte nicht vollständig realisiert werden und entspricht somit nicht den allgemeinen Annahmen oder Bedürfnissen,
• Probleme bei der Mitarbeiterbindung - ein begrenztes Dienstleistungsangebot kann zu einer engen Spezialisierung führen, die Mitarbeiter daran hindert, sich beruflich weiterzuentwickeln.

Meiner Meinung nach ist es entscheidend, dass das Marketingwissen unter den Mitarbeitern dieser Abteilung erweitert wird - es ist auch notwendig, um die Dienstleistungen des Unternehmens zu bewerben.

13. Cashflow-Management

Hier das letzte Problem, was nicht bedeutet, dass es weniger wichtig ist.

Die Beobachtung des Funktionierens verschiedener digitaler Agenturen über viele Jahre zeigt, dass die Aufrechterhaltung des Cashflows für sie eine erhebliche Herausforderung darstellt. Es resultiert hauptsächlich aus der Natur des Geschäfts, das mit Einnahmeschwankungen aufgrund von Projekten und variablen Ausgaben zu kämpfen hat.

Im Folgenden habe ich mehrere Hauptelemente zusammengestellt:

• unregelmäßiges Einkommen - Agenturen arbeiten normalerweise projektbezogen, was zu unvorhersehbaren Einkommensströmen führt und es somit schwierig macht, einen kontinuierlichen Cashflow aufrechtzuerhalten und Ausgaben zu planen;
• verzögerte Zahlungen - Kunden zahlen oft nicht rechtzeitig wegen finanzieller Probleme oder administrativer Angelegenheiten;
• hohe Gemeinkosten - diese umfassen unter anderem Software-Lizenzen, System-Updates und Spezialisten-Gehälter; deren Verwaltung erfordert Budgetierung und Prognosen;
• saisonale Schwankungen - einige Agenturen können saisonale Schwankungen in der Arbeitsbelastung und den Einnahmen erleben;
• Abhängigkeit von Kunden - sich auf wenige Schlüsselkunden zu verlassen, kann riskant sein - im am wenigsten erwarteten Moment könnte einer von ihnen die Zahlung verzögern, sein Budget reduzieren oder sogar aus dem Projekt aussteigen;
• Wechselkursschwankungen - aufgrund der globalen Natur der Branche stellen variable Wechselkurse ebenfalls einen Risikofaktor dar;
• ineffiziente Rechnungsstellung - Mangel an Maßnahmen in Bezug auf unbezahlte Rechnungen und unzureichende Finanzüberwachungssysteme.

Ein zusätzliches Problem besteht darin, gesunde Gewinnmargen aufrechtzuerhalten, während wettbewerbsfähige Preise angeboten und die Betriebskosten effektiv verwaltet werden. Wir müssen den inflationsbedingten und nachfragebezogenen Druck auf die Dienstleistungspreise sowie den Margendruck aufgrund historisch hoher Lohnänderungen erwähnen. Der im Text erwähnte wachsende Wettbewerb wirkt sich ebenfalls auf die Notwendigkeit aus, die Margen zu senken.

Probleme digitaler Agenturen - Zusammenfassung

Jedes Problem kann gelöst werden. Durch rechtzeitiges Handeln ist es möglich, die Agentur vor dramatischen Konsequenzen zu schützen. Im Bewusstsein der im Text genannten Herausforderungen arbeiten wir mit kleinen digitalen Agenturen zusammen, um diese Bedrohungen zu mindern, Wachstumschancen zu erhöhen und Unternehmen bei der Umsetzung neuer und größerer Projekte zu unterstützen. Mit einem Team von Experten und Entwicklern können wir die Lücke zwischen dem kreativen Ansatz der Agentur und der notwendigen technischen Expertise schließen.