Remote-Arbeit - Wie man es richtig macht

Bei Droptica arbeiten wir seit jeher remote. Einige unserer Mitarbeiter arbeiten in Städten, in denen wir keine Büros haben, andere bereisten die Welt, während sie ihren täglichen Job fortsetzten. All das, während wir den besten Drupal-Support und Drupal-Entwicklungsdienste bieten. 

Remote-Arbeit ist jedoch nicht so einfach, wie nur einen Laptop zu Hause zu haben. In diesem Beitrag teile ich wichtige Überlegungen, die ein Unternehmen beachten muss, wenn es seinen Mitarbeitern erlauben möchte, von zu Hause aus zu arbeiten.

Regeln für Geschäftsprozesse

Klare Ziele und Vorgaben

Es versteht sich von selbst, dass klar definierte Erwartungen zu besseren Ergebnissen führen. In einem Remote-Arbeitsumfeld ist dies besonders wichtig, da jeder ohne direkte Aufsicht arbeitet. Um hochwertige Arbeit leisten zu können, müssen die Mitarbeiter klar definierte Ziele und Aufgaben haben, die sich leicht in Handlungs- und Ertragsziele umsetzen lassen.

In der Webentwicklung bedeutet dies, Projekte in User Stories und die erforderlichen Aufgaben zu unterteilen, um sie zu liefern. Die User Stories haben klar definierte Akzeptanzkriterien, die es den Entwicklern ermöglichen, sie ohne Mehrdeutigkeiten oder Fehler zu verstehen und zu implementieren.

Kontrollmechanismen

Klare Ziele sind die Basis für eine gute Projektkontrolle. In einer Remote-Umgebung wird die Fähigkeit, zu kontrollieren, woran jeder arbeitet und wie lange es dauert, noch wichtiger. Bei Droptica erlauben uns die Projektmanagement-Methoden und -Tools, die wir verwenden, den Fortschritt eines Projekts im Vergleich zum Plan mit Klarheit nachzuverfolgen.

Insbesondere nutzen wir Jira, um alle Anforderungen, User Stories und Aufgaben festzuhalten, sie Personen zuzuweisen, Fristen zu setzen und den Fortschritt zu überwachen. Gute Online-Tools geben allen Einblick in den Fortschritt.

Gute Kommunikation

Wenn ein Team remote arbeitet, ist gute Kommunikation entscheidend. Unklare Nachrichten und Anforderungen können schnell zu großen Missverständnissen führen. Um dies zu vermeiden, müssen alle Aufgaben, Anforderungen und E-Mails schriftlich kommuniziert werden. Notizen aus Besprechungen müssen schriftlich festgehalten und Folgeaktionen klar umrissen werden.
 
Bei Droptica vermeiden wir im Allgemeinen E-Mails, die zu langen und schwer nachvollziehbaren Gesprächen werden können, und konzentrieren uns darauf, alle projektbezogenen Aufgaben und Dokumente in Jira oder in unserem Dokumentationssystem zu führen. 

Wir folgen der SCRUM-Methode zur Verwaltung der meisten Projekte. SCRUM ist großartig, da es ein robustes Kommunikationsrahmenwerk bietet, das für Remote-Teams sehr gut funktioniert. 

1. Tägliche Stand-Up-Meetings zu vereinbarten Zeiten halten alle auf dem Laufenden. 
2. Refinement-, Planungs-, Demo- und Retrospektiv-Meetings ermöglichen eine klare Definition der zu erledigenden Arbeiten, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Präsentation von Ergebnissen und die Verbesserung von Prozessen.

Ad-hoc-Meetings

Trotz eines großartigen Rahmens sind Ad-hoc-Meetings manchmal erforderlich. Dies ist hauptsächlich, um spezifische detaillierte Probleme zu besprechen oder Mehrdeutigkeiten zu klären. Video-Conferencing ist in diesen Situationen nützlich. Es ist nur wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie nicht einfach an die Schreibtische der Leute gehen können, um sie zu einem Gespräch zu versammeln. Vielleicht müssen Sie das ein wenig planen. Z.B. können Sie sie über Slack informieren, dass Sie in 15 Minuten sprechen möchten.

Es ist eine gute Idee, festzulegen, welcher Kommunikationskanal für welche Art von Kommunikation genutzt wird, z. B.

1. Projektmeetings (z. B. SCRUM-Meetings), um zu planen, zu diskutieren, zu verstehen und eine Einigung zu erzielen.
2. Jira  - um festzuhalten, was geplant und vereinbart wurde, und um den Fortschritt zu verfolgen.
3. Slack - für schnelle Fragen und Klärungen (deren Ergebnisse dann in Jira übertragen würden) sowie für Koordination, Hilfe usw. (z. B. bei Deployments).
4. Ad-hoc-Video - für Diskussionen und Klärungen, die zu lange dauern oder schriftlich zu schwierig wären. 
5. E-Mail - unidirektionale längere Kommunikation, z. B. Projektstatusberichte usw.

Tools

Remote-Arbeit erfordert technologische Unterstützung. Zum Glück gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die die Koordination und Kommunikation in einem Remote-Team erheblich erleichtern. Im Folgenden beschreibe ich unsere Auswahl. 

Jira für Projektmanagement

Jira ist unser Hauptwerkzeug für das Projektmanagement. Die gesamte Projektkommunikation erfolgt in JIRA. Das ist großartig, weil jeder von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit auf alle Informationen zugreifen kann. Dank klar definierter Aufgaben gibt es keine Unklarheiten darüber, was getan werden muss und wer es tun sollte. Sie können mehr darüber lesen, wie wir Jira genau in unserem Beitrag über den Support-Prozess verwenden (https://www.droptica.com/blog/how-drupal-support-works-droptica/).

Slack

Slack ist einer der am häufigsten verwendeten Messenger. Es ermöglicht Teams, schnell Nachrichten zu posten, die für alle anderen sichtbar sind. Jedes Projekt und Team hat seinen eigenen Kanal, der den Menschen hilft, nur relevante Informationen für ihre Arbeit zu erhalten. 

Sie können in unserem Blogbeitrag lesen, warum und wie wir Slack nutzen Slack und seine 8 Superkräfte.

Google Meet / Skype / Zoom 

Es gibt einige Video-Conferencing-Tools, und wir nutzen sie je nach Kundenanforderungen und -erwartungen. Video-Conferencing hilft sehr dabei, die Distanz zwischen Menschen zu verringern, die an einem Projekt arbeiten. Das ist hilfreich, weil sie sich manchmal nie persönlich sehen. Hier sind einige Dinge, die es zu beachten gilt:

1. Kamera ist AN - Video-Conferencing funktioniert viel besser, wenn jeder seine/ihre Kamera eingeschaltet hat. Wenn die Leute sich sehen, können sie viel besser miteinander in Verbindung treten. 
2. Gute Mikrofonqualität - Es gibt nichts Ärgerlicheres als gedämpften und abgehackten Ton. Die Investition in hochwertige Kopfhörer mit Mikrofon wird das Gesamterlebnis aller Teilnehmer verbessern. Bei Droptica erhält jeder neue Mitarbeiter ein brandneues Headset für die Nutzung bei Telekonferenzen.
3. Hintergrund - Es macht Sinn, sich umzudrehen und zu schauen, was hinter einem ist, wenn man in einer Videokonferenz ist. Eine weiße Wand könnte besser sein als ein Spülbecken mit unsauberem Geschirr. Zoom ist in diesem Bereich großartig, da es erlaubt, ein Bild zu wählen, das den wahren Hintergrund ersetzt. Zusätzlich sollten Sie auf Hintergrundgeräusche achten. Diese werden für andere Teilnehmer wirklich störend sein, sodass es eine gute Wahl wäre, die Musik auszuschalten oder einen leisen Raum zu finden. 

Teambildung

Große Prozesse allein reichen nicht aus, um ein großartiges Team aufzubauen. Um wirklich gut zusammenzuarbeiten, müssen die Menschen sich ein wenig kennenlernen. Glücklicherweise gibt es verschiedene Teambildungsübungen, die Sie durchführen können.

• Periodische Team-Retreats - Bei Droptica organisieren wir zweimal jährlich solche Veranstaltungen, damit sich alle in einem nicht arbeitsbezogenen Umfeld persönlich treffen können.
• Videokonferenzen nur zum Spaß - Wir halten eine „immer eingeschaltete“ Videokonferenz nur zum Sozialisieren. Zusätzlich gibt es zweimal täglich eine Kaffee-Erinnerung auf unserem Slack. Wenn Sie mit jemandem plaudern möchten, sind diese Zeiten die wahrscheinlichsten, um andere auf dem Kanal zu treffen.
• Mitarbeiterbesprechungen - Online-Events, bei denen sich alle treffen, um Updates darüber zu erhalten, was im Unternehmen passiert
• Online-Training - Durchgeführt von einem Teammitglied für die anderen, bei dem Diskussionen zwischen den Mitarbeitern stattfinden.

Zusammenfassung

Remote-Arbeit ist nicht besonders schwierig, erfordert aber zusätzliche Aufmerksamkeit für Projektmanagement und Kommunikation.