Vergleich von Angeboten von CMS-Unternehmen - Worauf sollte man achten?
In einem vorherigen Blogbeitrag haben wir gezeigt, wie man eine praktische Anforderungsliste für einen Systemanbieter erstellt. Jetzt werden wir uns darauf konzentrieren, Angebote verschiedener CMS-Unternehmen zu vergleichen, um unvorhergesehene Kosten, Verzögerungen und Enttäuschungen zu vermeiden. In diesem Artikel geben wir Ihnen wichtige Tipps, die Ihnen helfen, die beste Wahl eines Partners zu treffen, um eine geeignete CMS-Plattform zu erstellen.
In diesem Artikel:
- Warum ist die Wahl des richtigen CMS-Unternehmens so wichtig?
- Wie bereitet man sich darauf vor, Angebote von CMS-Implementierungsunternehmen zu analysieren?
- Wichtige Aspekte der Angebote von CMS-Implementierungsunternehmen
- Wie bewertet man die Qualität der Kommunikation und Zusammenarbeit mit einem CMS-Unternehmen?
- Beispiele für Best Practices bei der Auswahl eines CMS-Unternehmens
- Warum ist Droptica eine gute Wahl für CMS-Projekte?
Warum ist die Wahl des richtigen CMS-Unternehmens so wichtig?
Die Implementierung einer neuen Content-Management-Plattform ist in der Regel ein komplexes Projekt, das viele Abteilungen und Personen in einer Organisation einbezieht. Die Wahl des CMS-Unternehmens wirkt sich direkt auf die Implementierungszeit, das Budget und die Qualität der endgültigen Lösung aus.
Ein kompetenter Anbieter wird nicht nur sicherstellen, dass die wichtigsten Funktionen ordnungsgemäß implementiert sind, sondern auch helfen, das Risiko teurer Korrekturen und Verzögerungen zu minimieren. Ein unerfahrener Partner hingegen kann ein Projekt in eine Reihe von Problemen und Enttäuschungen verwandeln - selbst wenn es anfänglich attraktiv bepreist erschien.
Ein häufiges Beispiel für eine falsche Entscheidung ist, wenn das Implementierungsunternehmen die Besonderheiten der Branche nicht kennt oder nicht das richtige Team hat. Der Mangel an qualifizierten Spezialisten in der gewählten Technologie oder das Verständnis von Geschäftsprozessen führt oft zu unvorhergesehenen Änderungen im Projekt.
Ein weiteres typisches Problem ist inkonsistente Kommunikation, die in den nachfolgenden Implementierungsphasen Verwirrung stiftet. Wenn nach mehreren Monaten Arbeit unklare Absprachen und ein Mangel an klarer Dokumentation ans Licht kommen, kann es zu spät sein, um einer Neuentwicklung einiger Lösungen zu entgehen.
Lesen Sie auch: Wie wählt man ein Content-Management-System (CMS)?
Wie bereitet man sich darauf vor, Angebote von CMS-Implementierungsunternehmen zu analysieren?
Alle oben genannten Situationen zeigen, wie wichtig es ist, Angebote sorgfältig zu vergleichen und einen vertrauenswürdigen Partner zu wählen, der Ihre Bedürfnisse zuverlässig identifiziert und dann die Implementierung professionell durchführt. Sehen Sie, wie Sie sich auf eine CMS-Unternehmensanalyse vorbereiten.
Verwendung einer Liste von Projektanforderungen
Der erste Schritt zur fairen Bewertung von Angeboten besteht darin, eine gründliche Liste von Anforderungen an den CMS-Anbieter - sowohl geschäftlich als auch technologisch - zu erstellen. Sobald Sie ein zusammengestelltes Set benötigter Funktionalitäten, Sicherheitsstandards oder formaler Anforderungen haben, können Sie es in eine Ausschreibung (RFP) umwandeln, die Sie potenziellen Auftragnehmern senden.
In diesem Dokument spezifizieren Sie die Hauptziele des Projekts, Anforderungen und den erwarteten Arbeitsumfang sowie die Implementierungsfristen und das Budget (über die wir später schreiben). Dies ermöglicht es potenziellen Auftragnehmern, Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen und Angebote anzupassen, die auf den dargestellten Annahmen basieren.
Je genauer Sie alle Aspekte und Erwartungen beschreiben, desto einfacher wird es später sein, einzelne Vorschläge - in Bezug auf angebotene Funktionalität, Kosten oder Zusammenarbeit - zu vergleichen. Dank des einheitlichen Anfragenformats können Sie sicher sein, dass jeder Anbieter dieselben Richtlinien bewertet, was die Auswahl des besten Partners für Ihr CMS-Projekt definitiv erleichtert.
Priorisierung des Projekts
Der nächste Schritt besteht darin, die Reihenfolge der Aktivitäten und Aufgaben im Projekt festzulegen, was die reibungslose Umsetzung und letztendlich die Kundenzufriedenheit beeinflusst. In einem vorherigen Artikel über die Anforderungsliste haben wir gezeigt, wie man zwischen "must-have"- und "nice-to-have"-Elementen unterscheidet. Eine solche Aufteilung ermöglicht es Ihnen, genau zu definieren, welche Hauptmerkmale in der Anfangsphase des Projekts enthalten sein müssen und welche bis später warten können.
In der Praxis bedeutet dies, dass sowohl das Team als auch der zukünftige Plattformbenutzer klar wissen müssen, was bezüglich der Geschäftsziele eine absolute Priorität ist. Die Festlegung dieser Prioritäten erleichtert die Verwaltung Ihres Budgets und Zeitplans. Sie können Angebote von verschiedenen CMS-Unternehmen effektiver vergleichen und bestimmen, was Sie zuerst erreichen wollen, sowie welche Aufgaben aufgeschoben werden können, bis der Bedarf besteht oder zusätzliche Ressourcen verfügbar sind.
Bestimmung eines Budgets und Zeitplans
Bevor Sie potenzielle Auftragnehmer um ein Angebot bitten, versuchen Sie, einen realistisches finanziellen Rahmen und Zeitplan für das Projekt zu definieren. Es ist am besten, sich dabei auf frühere Erfahrungen des Unternehmens oder auf Interviews mit anderen Abteilungen zu stützen, die die Plattform nutzen werden. Das Budget sollte die Kosten für die Implementierung, die anschließende Wartung, technischen Support und mögliche Erweiterungen berücksichtigen.
Der Zeitplan muss wiederum nicht nur die Entwicklungszeit, sondern auch Testphasen, Schulungen der Mitarbeiter und CMS-Integration mit externen Systemen berücksichtigen. Fragen Sie den Lieferanten, was die vorgeschlagenen Projektmeilensteine sind und wie der Fortschritt der Arbeit bilanziert wird. Auf diese Weise erhalten Sie ein klares Bild davon, wie das Unternehmen die Aufgabe zu erfüllen plant und ob es in Ihren Zeitrahmen passen kann.
Wichtige Aspekte der Angebote von CMS-Implementierungsunternehmen
Der Angebotspreis sollte nicht das einzige Kriterium zur Bewertung eines potenziellen Anbieters sein. Viele Studien zeigen, dass über 50% der IT-Projekte verzögert oder über Budget sind, und mehr als 30% werden komplett eingestellt. Diese Statistiken gelten auch weitgehend für Drupal- und andere CMS-Implementierungen. Dies bedeutet, dass ein günstiges Angebot letztendlich aufgrund der Konsequenzen teuer werden kann, wenn es von einem Unternehmen ohne die richtige Erfahrung oder das richtige Team erstellt wird. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Aspekte, auf die Sie achten sollten, wenn Sie Angebote von CMS-Implementierungsunternehmen vergleichen.
Erfahrung und Portfolio des CMS-Unternehmens
Bevor Sie sich für eine Zusammenarbeit entscheiden, analysieren Sie sorgfältig die bisherigen Implementierungen eines Unternehmens. Überprüfen Sie, ob sein Portfolio Projekte umfasst, die Ihrem ähneln - vorzugsweise in derselben oder einer ähnlichen Branche, mit einem vergleichbaren Funktionsumfang und der Größe des Projekts.
Es ist auch wichtig, auf die Dauer der Zusammenarbeit mit einzelnen Kunden zu achten. Langfristige Beziehungen deuten auf Kundenzufriedenheit mit den Dienstleistungen hin und weisen auf eine solide Unterstützung nach der Systemimplementierung hin.
Transparenz der Preisgestaltung und des Leistungsumfangs
Eine präzise und transparente Schätzung hilft, die Kosten in späteren Projektphasen zu reduzieren. Achten Sie darauf, ob das Angebot den Arbeitsumfang, die wichtigsten Implementierungsphasen und die Abrechnungsmethode klar definiert. Es ist ein gutes Signal, detaillierte Spezifikationen der einzelnen Aufgaben, Testpläne oder die Integration mit Drittanbietersystemen bereitzustellen. Je mehr Informationen Sie in das Dokument einbeziehen, desto einfacher wird es vorherzusagen, ob das Projekt in Ihr Budget und Ihren Zeitrahmen passt.
Technische Kompetenz des Teams
Bei der Implementierung von Drupal oder anderen CMS-Technologien liegt es nahe zu überprüfen, ob das Unternehmen über Spezialisten mit den entsprechenden Zertifizierungen und Erfahrungen im Umgang mit einer bestimmten Version der Plattform verfügt. Fähigkeiten in der Geschäftsanalyse, Projektmanagement und im Testen sind ebenfalls entscheidend. Dies gibt Ihnen Vertrauen, dass das Team in der Lage ist, Ihre technologischen Bedürfnisse effektiv zu identifizieren und zu bearbeiten sowie schnell auf sich ändernde Markt- oder Organisationsanforderungen zu reagieren.
Unterstützung und Wartung des Systems nach der Implementierung
Die Implementierung eines neuen CMS endet nicht, wenn es auf einem Produktionsserver live geschaltet wird. Fortwährende technische Unterstützung und Erweiterung der Lösung entsprechend dem Wachstum Ihres Unternehmens sind entscheidend. Daher, achten Sie darauf, dass der gewählte Anbieter Wartungsdienste, Sicherheitsaktualisierungen und schnelle Reaktionen auf Serviceanfragen anbietet. Ein zuverlässiger Partner stellt sicher, dass Ihr eingesetztes System stabil funktioniert und Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können, anstatt sich ständig mit technischen Problemen zu beschäftigen.
Wie bewertet man die Qualität der Kommunikation und Zusammenarbeit mit einem CMS-Unternehmen?
Einer der am meisten unterschätzten, aber entscheidenden Erfolgsfaktoren in einem Projekt ist eine gute Kommunikation zwischen dem Kunden und dem CMS-Implementierungsunternehmen. Selbst das beste Entwicklungsteam kann die Erwartungen nicht erfüllen, wenn der Informationsfluss gestört oder unklar ist. Deshalb lohnt es sich, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, genau hinzusehen, wie ein potenzieller Partner Projekte verwaltet und mit Kunden in verschiedenen Phasen der Zusammenarbeit kommuniziert.
Projektmanagement-Prozesse
Fragen Sie zuerst nach der Arbeitsweise, die das Team während der Implementierung nutzen will. Immer mehr Unternehmen übernehmen einen agilen Ansatz (Projektmanagement-Methoden wie Agile oder Scrum), was zu Flexibilität bei der Reaktion auf sich ändernde Anforderungen und zur systematischen Bereitstellung weiterer Funktionalitäten führt. Achten Sie darauf, ob das Implementierungsteam regelmäßige Statusbesprechungen durchführt, kurze Sprints hält und den Fortschritt durch häufige Überprüfungen präsentiert.
Gute Arbeitsorganisation bedeutet auch, klare Vereinbarungen über die Verantwortlichkeiten einzelner Teammitglieder zu haben. Bevor Sie die Zusammenarbeit beginnen, klären Sie, wer Ihr Hauptansprechpartner sein wird (ob es der Projektmanagerist), wie der Fortschritt berichtet wird und wie das Unternehmen plant, etwaige Verzögerungen oder Planungsprobleme zu lösen. Transparente Projektmanagement-Prozesse erhöhen die Chancen, die Plattform rechtzeitig, innerhalb des Budgets und gemäß dem vereinbarten Umfang zu liefern.
Testphase der Zusammenarbeit
Es kann sinnvoll sein, die Zusammenarbeit in kleinerem Maßstab zu beginnen, zum Beispiel mit einem kurzen Audit, einem Entdeckungs-Workshop oder der Durchführung eines Proof of Concept (PoC). Eine solche Testphase ermöglicht es beiden Parteien, zu sehen, ob die Kommunikation gut verläuft und ob die Vision des Zielsystems übereinstimmt. Auf diese Weise können Sie beurteilen, wie schnell das Team auf Ihre Fragen reagiert, ob die kommunizierten Informationen transparent sind und wie das Unternehmen mit Änderungen in den Anforderungen umgeht.
Wenn die Zusammenarbeit in dieser Anfangsphase gut verläuft, haben Sie gute Chancen auf Erfolg für die gesamte Implementierung. Umgekehrt sind Warnzeichen (z. B. lange Kommunikationspausen, unklare Antworten, fehlendes Engagement) bei der endgültigen Auswahl eines Partners zu berücksichtigen. Eine gut durchgeführte Testphase der Zusammenarbeit kann helfen, spätere Enttäuschungen zu vermeiden und Ihnen ermöglichen, ein Team auszuwählen, das Ihre Bedürfnisse am besten versteht.
Beispiele für Best Practices bei der Auswahl eines CMS-Unternehmens
Bevor Sie sich für eine Partnerschaft entscheiden, ist es eine gute Idee, sich über bewährte Methoden zu informieren, die Ihnen helfen, die Glaubwürdigkeit und Kompetenz potenzieller Partner zu bewerten.
Analyse von Fallstudien und Referenzen
Ein bewährtes Mittel, um die Kompetenz eines potenziellen Anbieters zu überprüfen, ist die Betrachtung vergangener Projekte. Gut gestaltete Fallstudien von CMS-Implementierungen können aufzeigen, wie das Team spezifische Herausforderungen löst, die Kommunikation handhabt und sich an die Bedürfnisse des Kunden anpasst. Beschreibungen, die Informationen über die Ausgangssituation, den Verlauf der Implementierung und die erzielten Ergebnisse enthalten, sind besonders wertvoll.
Zusätzlich zu Projektbeispielen sollten Sie nach Referenzen oder der Möglichkeit fragen, mit ehemaligen oder aktuellen Kunden des Unternehmens zu sprechen. Solches direktes Feedback überprüft oft die behaupteten Fähigkeiten hinsichtlich Pünktlichkeit, Transparenz der Abläufe und Engagementniveau. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, dass der Partner praktische Erfahrungen mit ähnlichen Herausforderungen hat.
Anforderung einer Demo oder eines Prototyps
Selbst vor einer vollständigen Zusammenarbeit sollten Sie in Betracht ziehen, das Implementierungsunternehmen um einen Demo oder einen Prototyp der geplanten Lösung zu bitten. Dies kann eine vereinfachte Version des Systems oder sogar eine Visualisierung der Hauptmerkmale sein. Eine solche Präsentation gibt Ihnen die Chance auf:
- Frühe Verifizierung von Ideen - Sie sehen, wie spezifische Module oder Integrationen in der Praxis funktionieren.
- Bewertung der Qualität der Teamarbeit - Sie können sehen, ob das Team schnell auf Kommentare reagieren kann und ob die vorgeschlagenen Änderungen mit Ihren Annahmen übereinstimmen.
- Kommunikationstest - beim Arbeiten am Prototyp prüfen Sie selbst, wie die Zusammenarbeit funktioniert und wie der Lieferant mögliche Probleme löst.
Bei Droptica führen wir oft solche Demos für Kunden durch, um ihnen zu helfen, das Potenzial von Drupal und anderen Lösungen zu verstehen. Zum Beispiel können Sie die Droopler Site Builder Performance oder ein Intranet-System basierend auf Open Social testen, was Ihnen ermöglicht, die wichtigsten Funktionalitäten praktisch zu erproben und sich das Zielprodukt besser vorzustellen. Wir zeigen auch einige Beispiele auf dem edukativen YouTube-Kanal „Nowoczesny Drupal“ auf Polnisch.
Grzegorz Bartman, Co-CEO bei Droptica, präsentiert ein Intranet-Demo auf YouTube
Ein gut vorbereiteter Prototyp minimiert das Risiko teurer Überarbeitungen in den späteren Phasen und ermöglicht es beiden Parteien, sicherzustellen, dass die Vision des Zielsystems präzise und realisierbar ist.
Warum ist Droptica eine gute Wahl für CMS-Projekte?
Bei der Entscheidung für die Wahl eines Auftragnehmers ist es wichtig, Unternehmen zu betrachten, die umfassende Unterstützung bieten und eine nachgewiesene Erfolgsbilanz in ähnlichen Projekten haben. Droptica ist genau ein solcher Partner - unten erklären wir, warum unser Ansatz bei Projekten hohe Qualität und Sicherheit erreicht.
Internationale Erfahrung
Die Wahl eines zuverlässigen CMS-Plattform-Implementierungsunternehmens sollte auf der Bewertung vergangener Projekte und dem Ansatz zur Sicherheit basieren. Droptica ist ein Team von etwa fünfzig Spezialisten. Zusammen haben wir viele Implementierungen in Polen und im Ausland abgeschlossen, darunter in den Vereinigten Staaten, im Vereinigten Königreich, in Deutschland und den Niederlanden. Diese umfangreiche Erfahrung hat uns ermöglicht, effektive Kommunikationsmethoden in verschiedenen Zeitzonen sowie bewährte Prozesse zu entwickeln, die das Risiko von Verzögerungen und Fehlern minimieren.
ISO27001-Zertifizierung
Als zusätzlicher Vorteil ist das Unternehmen ISO27001 zertifiziert, was einen strukturierten Ansatz zum Informationssicherheitsmanagement demonstriert. Für Kunden bedeutet dies, dass Projektdaten und Dokumentation nach klar definierten Verfahren verarbeitet werden und angemessen geschützt bleiben. Sicherheit kann oft ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl eines Auftragnehmers sein - umso mehr, wenn das Projekt die Verarbeitung sensibler Informationen oder die Einhaltung von Branchenvorschriften erfordert.
Ein umfassender Ansatz zum Aufbau von CMS-Plattformen
Im Artikel haben wir darauf hingewiesen, dass allein der Preis eines Projekts nicht das einzig entscheidende Kriterium bei der Wahl eines Auftragnehmers sein sollte. Ebenso wichtig ist die Unterstützung in jeder Phase der Implementierung und die Konsistenz im gesamten Prozess. Bei Droptica legen wir Wert auf gründliche Bedarfsanalyse, Lösungsplanung, UI/UX-Design sowie professionelle Entwicklung und Tests. All dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden, mit klarer Kommunikation und regelmäßigen Präsentationen der Arbeitsergebnisse.
Vergleich der Angebote von CMS-Unternehmen - Zusammenfassung
Die Auswahl eines CMS-Unternehmens ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Analyse erfordert - nicht nur in Bezug auf den Preis, sondern auch Erfahrung, Qualität der Kommunikation, technische Kompetenz und das Niveau der Unterstützung nach der Implementierung. Die in diesem Artikel vorgestellten Tipps zeigen, wie Sie eine gut vorbereitete Anforderungsliste verwenden, Prioritäten setzen, die Glaubwürdigkeit des Anbieters prüfen und die Aussichten auf eine langfristige Zusammenarbeit bewerten können.
All diese Elemente zusammen ermöglichen es Ihnen, das Risiko von Überraschungen während der Implementierung zu minimieren und eine Plattform zu schaffen, die wirklich auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation eingeht. Wenn Sie auf der Suche nach einem erfahrenen CMS-Lösungsentwickler sind, laden wir Sie ein, sich unser Angebot anzusehen.
