Warum Ihr Unternehmen ein Intranet benötigt

Intranets werden von Unternehmen fast seit Beginn des Webs genutzt. In vielen Organisationen sind sie ein wichtiger Bestandteil des Betriebs. Dennoch haben nicht alle Organisationen ein Intranet-System. Wenn Sie entscheiden, ob Ihre Organisation eines benötigt, beachten Sie einige Vorteile, die ein Intranet für Ihr Unternehmen bringen kann.

Verbessern und beschleunigen Sie die Kommunikation mit den Mitarbeitern

Viele Unternehmen leiden darunter, dass Mitarbeiter nicht wissen, was in dem Unternehmen vor sich geht, in dem sie arbeiten. Der offensichtlichste Vorteil eines Intranets ist die Verbesserung der Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Ein Intranet verfügt in der Regel über Werkzeuge zum Veröffentlichen von Artikeln, die dann von den Mitarbeitern gelesen werden können. Ein Intranet-Nachrichtenbrett ist eine großartige Möglichkeit, um über Änderungen in internen Richtlinien, neue Programme, Rekrutierungsprozesse und verschiedene andere Dinge zu informieren, die sonst per E-Mail verteilt werden müssten.

Ein gutes Intranet, das in andere Unternehmenssysteme integriert ist, kann auch automatische Updates über neue Inhalte an alle Mitarbeiter senden. Dies kann per E-Mail, SMS oder auf anderen ausgewählten Wegen geschehen, die sicherstellen, dass jeder über wichtige Veröffentlichungen informiert ist.

Die Vorteile der Veröffentlichung im Intranet im Vergleich zum Versenden einer Massen-E-Mail an alle Mitarbeiter sind offensichtlich:

1. Einmal gesendete E-Mails können nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie ein Dokument vergessen oder einen Fehler gemacht haben, kann dies nur durch Senden einer weiteren E-Mail korrigiert werden. Im Intranet können Sie Fehler in einem bestimmten Artikel mehrfach korrigieren.
2. Einmal gesendete E-Mails können nicht von anderen Quellen aus referenziert werden, während ein Intranet-Beitragslink gesendet und verlinkt werden kann.
3. E-Mails können von Personen verloren gehen. Ein Intranet-Beitrag steht ihnen immer zur Verfügung, um darauf zurückzukommen.
4. Historische Intranet-Artikel stehen neuen Mitarbeitern zur Verfügung, wenn sie keinen Zugang zu zuvor gesendeten E-Mails haben.
5. Das Intranet-System kann Kommentare zulassen, um den Austausch über die Nachrichten zu ermöglichen.

Steigern Sie das Mitarbeiterengagement

Je größer das Unternehmen, desto größer ist das Risiko, dass Mitarbeiter sich entfremdet fühlen. Wenn sie in einer der Abteilungen arbeiten, sehen sie möglicherweise nicht, was das Unternehmen tut und worum es geht. Das Intranet mit seinen Kommunikationsmöglichkeiten ist der einfachste Weg, das Engagement zu steigern.

Unternehmensveranstaltungen und -partys können dokumentiert und für diejenigen geteilt werden, die nicht teilnehmen konnten oder nicht teilnehmen wollten. Es wird auch ein natürlicher Weg sein, Fotos oder Videos zu teilen. Wenn das Kommentieren, Liken und Teilen ermöglicht ist, kann es zusätzliche Aktivität erzeugen.

Ein Intranet ist auch ein großartiges Werkzeug, um den Mitarbeitern das große Ganze zu zeigen. Das Erklären von Strategien und dem Ansatz, den das Unternehmen verfolgt, hilft den Menschen zu verstehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden.

Besonders wichtig für den Aufbau von Mitarbeiterengagement sind Erfolgsgeschichten.

1. Beschreibungen erfolgreicher Projekte.
2. Gewonnene Auszeichnungen
3. Erfolge der Mitarbeiter wie das Bestehen schwieriger Prüfungen oder Erfindungen
4. Etc.

Eine weitere Möglichkeit, den Menschen zu zeigen, dass sie Teil eines größeren Teams sind, ist es, ihnen zu zeigen, was in anderen Abteilungen passiert. Profilartikel, die Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zeigen, helfen, eine größere Organisation zu präsentieren, die auf gemeinsame Ziele hinarbeitet. Beschreibungen von Abteilungsänderungen und wie sie den gemeinsamen Unternehmenszielen helfen, zeigen, dass „jeder in diesem Zusammenhang dabei ist“.

Insgesamt ist das Intranet eine großartige Möglichkeit, das Unternehmen zu vereinen und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, Teil von etwas Größerem zu sein.

Besseren Zugriff auf Informationen bereitstellen

Intranets erfüllen eine wichtige Rolle als Informations- und Dokumenten-Repositorien. Richtlinien, Verfahren, Formulare und andere Dokumente, auf die Ihre Mitarbeiter zugreifen müssen, können an einem Ort aufbewahrt werden, der viel einfacher durchsuchbar ist als ein gemeinsames Laufwerk.

Darüber hinaus kann ein Intranet der Ort sein, an dem Ihr Unternehmen sein Wissen sammelt.
Jedes Unternehmen baut sein internes Wissen auf, wie Prozesse, Standards oder die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden. Oft jedoch sitzt vieles davon nur in den Köpfen der Mitarbeiter. So viel wie möglich zu dokumentieren, hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten, festlegt bestimmte Standards für die Durchführung von Aufgaben und ermöglicht allen den Zugang zu den besten Praktiken. Ein Intranet ist ein natürlicher Ort, um solche Informationen aufzubewahren und kontinuierlich zu verbessern.

Personalprozesse verbessern

Jedes Unternehmen hat verschiedene Gründe für regelmäßige, direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern.

• Urlaubsanträge
• Krankmeldungen
• Leistungsbewertungen
• Überlassung von Firmeneigentum an Mitarbeiter

Es gibt viele Berührungspunkte, an denen Informationen hin und her fließen müssen. Traditionell geschah dies oft per E-Mail oder auf Papier. Dies ist jedoch umständlich.

Intranets sind ein großartiger Ersatz für die traditionellen Workflows. Sie ermöglichen eine schnelle asynchrone Kommunikation, die direkt und bequem ist und allen Beteiligten Zugang zum aktuellen Status gibt.

In einer größeren Organisation kann ein Intranet Hunderte von Stunden allein bei Urlaubsfreigaben sparen. Es hilft auch allen Menschen in der Organisation. Sie können leicht überprüfen, wann eine bestimmte Person aus ihrem Urlaub zurückkehren wird.

Zentralisierung von Informationen aus anderen Systemen

Oft nutzen Unternehmen mehrere Systeme für verschiedene Dinge. Zeiterfassung, Finanzanalyse, Verkaufsprognosen, KPI-Tracking usw. Diese Daten werden häufig auf verschiedene Weise mit den Mitarbeitern geteilt, um ihre Arbeit zu erleichtern oder um sie über die Situation zu informieren. Typischerweise hat jedes System seine eigene Benutzeroberfläche und manchmal erfordert es zusätzliche Software, die installiert und gestartet werden muss.

Ein Intranet ist der perfekte Ort, um Informationen und verstreute Werkzeuge an einem Ort zu bündeln und leicht zugänglich zu machen. Mit Hilfe von APIs kann das Intranet problemlos in eine Vielzahl von Systemen integriert und Informationen auf freundliche Weise angezeigt werden.

Sie nennen es

Jedes Unternehmen ist anders und hat seine eigenen Kommunikationsbedürfnisse. Ihr Unternehmen könnte ein völlig einzigartiges Anforderungsprofil haben, das Ihnen bei der Arbeit hilft. Was auch immer es ist, in der Regel wird ein Intranet eine großartige Möglichkeit sein, es mit dem Personal zu teilen.