Wichtige Punkte, die Sie bei der Planung eines neuen Intranets für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten

Genau wie jedes komplexe Projekt erfordert auch ein Projekt zum Aufbau eines neuen Intranets eine gute Planung. In diesem Artikel werde ich einige wichtige Punkte besprechen, die bei der Erstellung des Plans zu berücksichtigen sind. 

Im Wesentlichen ist ein Intranet eine Website, die jedoch nur für die Mitarbeiter zugänglich ist. Viele der Planungsschritte werden daher ähnlich sein. Ich habe bereits einige allgemeine Schlüsselpunkte in anderen Artikeln über Website-Projektplanung und Stakeholder-Management behandelt. Ein weiterer relevanter Artikel wird über die Reduzierung der Markteinführungszeit und der Kosten von Websites sein. Schauen Sie sich diese für einen ganzheitlichen Ansatz an. In diesem Artikel werde ich die für das Intranet relevanten Themen und einige der wichtigsten Punkte hervorheben.

Untersuchen Sie die Anforderungen mit allen Abteilungen

Eine Unternehmenswebsite ist nach außen gerichtet, daher werden nur die Abteilungen, die mit der Außenwelt interagieren - insbesondere Vertrieb und Marketing - relevante Beiträge leisten. Im Falle des Intranets jedoch sind die Gedanken aller Abteilungen wichtig. Schließlich sind sie die Zielgruppe - die Kunden, für die das Produkt entwickelt wird.

Offensichtlich werden Sie nicht alle Wünsche und Anforderungen erfüllen können, aber oft können Sie durch schnelle Maßnahmen große Erfolge erzielen. 

Besonders zu beachten sind:

1. Unfähigkeit, mit Mitarbeitern zu kommunizieren.
2. Bedarf an Orten, um Dinge zu veröffentlichen
3. Dashboards, die keinen geeigneten Platz zur Veröffentlichung und zum Zugriff haben
4. Dokumentationen, die in abteilungsspezifischen erforderlichen Strukturen gespeichert sind
5. Usw.

Je mehr Funktionen Sie finden, die erforderlich, aber einfach zu implementieren sind, desto einfacher wird es sein, ein Intranet zu schaffen, das oft genutzt wird und desto mehr Zustimmung werden Sie von der gesamten Firma erhalten.

Planen Sie die Integrationen sehr gut

Intranets sind sehr häufig in mehrere interne Systeme integriert. Bei der Planung des neuen Intranets müssen Sie dies berücksichtigen. 

• Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Integrationen mit dem von Ihnen gewählten Softwarepaket möglich sind. 
• Überprüfen Sie, auf was Ihre IT- und Sicherheitsteams achten werden, um sicherzustellen, dass Ihr System die Anforderungen erfüllt.

Einige wesentliche Überlegungen könnten intern vs. externes Hosting des Intranets betreffen, VPN-Zugriff von außerhalb des Unternehmensnetzwerks für Mitarbeiter, die remote arbeiten, usw. 

Planen Sie die Anfangsphase nach dem Start

Die ersten Monate des Lebens eines neuen Intranets sind viel wichtiger als bei einer regulären Website. Das Intranet muss zu Beginn sehr aktiv sein. Wenn Sie eine Website starten und nicht oft Blogbeiträge hinzufügen, ist das vielleicht kein großes Problem, aber wenn Sie ein Intranet starten und es dann nicht aktualisieren, werden Ihre Mitarbeiter es als inaktiv betrachten und aufhören, es zu besuchen. Sie zurückzugewinnen ist schwierig.

Der beste Plan ist, eine gute Liste von Inhalten bereit zum Veröffentlichen zu haben. Bereiten Sie sie vor, bevor das Intranet live geht, damit es keine Überraschungen gibt. Täglich zu veröffentlichen ist ein großartiger Ansatz, um die Mitarbeiter zu begeistern und es ihnen zur Gewohnheit zu machen, nach Aktualisierungen zu suchen (z. B. einmal täglich während des Morgenkaffees). 

Planen Sie Überwachung und Verbesserungen

Sie werden nicht alles richtig machen. Planen Sie eine Phase von Korrekturen und Verbesserungen ein. Berücksichtigen Sie dies im Budget. Sobald das Intranet live ist, erhalten Sie Feedback von Personen aus der gesamten Organisation über Dinge, die verbessert werden könnten. Es wäre schade, wenn Sie diesen Schwung nicht nutzen könnten, um das Intranet zu verbessern und auch zu zeigen, dass Sie auf die Vorschläge der Mitarbeiter hören und das Intranet für sie verbessern möchten.

Planen Sie die Wartung

Genau wie jede andere Website erfordert auch das Intranet Pflege. Sicherheitsupdates und Verbesserungen müssen durchgeführt werden und die Leistung muss überwacht werden. Überprüfen Sie, wie dies erfolgen wird. Wenn Ihr Intranet von einem externen Anbieter erstellt wird, klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung, wie der Zugriff verwaltet wird, damit der Anbieter den Dienst weiterhin erbringen kann.