Wie erstellt man ein einfaches System in Drupal für eine Ausrüstungsliste mit Firmenvermögen?

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ein System erstellen, um den Überblick über die Assets Ihres Unternehmens mit Drupal zu behalten. Dieses System ermöglicht es Ihnen, mühelos eine Liste von Geräten wie Laptops, Telefone, Monitore oder Schreibtische zu erstellen und zu verwalten, die Mitarbeitern zugewiesen sind. Es ist ideal für Remote- oder Hybridunternehmen, bei denen die Kontrolle über ausgegebene Geräte von entscheidender Bedeutung ist. Lesen Sie den Blog-Beitrag oder schauen Sie eine Episode der Serie „Nowoczesny Drupal“ (das Video ist auf Polnisch).

Warum ein System für die Ausrüstungsliste implementieren?

Unternehmen, insbesondere solche, die Hybrid- oder Remote-Arbeit nutzen oder mehrere Büros haben, müssen Unternehmens-Assets verwalten. Wenn Mitarbeitern unterschiedliche Geräte zugewiesen werden, kann es mit der Zeit schwierig werden, den Überblick zu behalten, wer welche Geräte hat, was zurückgegeben wurde und was ersetzt werden muss. Mit einem auf Drupal basierenden System können wir problemlos das Inventar jedes Mitarbeiters überwachen und identifizieren, welche Geräte nicht zugewiesen sind und wiederverwendet werden können.

Es ist auch erwähnenswert, dass dieses System als eigenständige Drupal-Installation aufgebaut oder eine solche Funktionalität zu einem bestehenden System hinzugefügt werden kann, beispielsweise als Teil eines Intranet-Systems des Unternehmens.

Kommen wir nun zu einer schrittweisen Erklärung, wie ein solches System am Beispiel von Drupal aufgebaut wird.

Erstellen von Datentypen in Drupal

Wir beginnen mit der Erstellung der Datentypen, die erforderlich sind, um die Ansichten der Ausrüstungsdatensätze zu erstellen.

Ausrüstungsarten und Parameter

Zunächst müssen Sie die Arten von Daten erstellen, die im System gespeichert werden sollen. Drupal erleichtert die Definition unterschiedlicher Ausrüstungsarten wie Laptops, Telefone oder Monitore. Wir können auch passende Parameter zuweisen, wie RAM oder Bildschirmgröße.

Die Erstellung von Datentypen erfolgt über den Reiter „Struktur“ im Drupal-Admin-Panel. Wir erstellen die Art der Ausrüstung als Taxonomie und die Ausrüstungsparameter als weitere Taxonomiebegriffe, die der Ausrüstung zugewiesen werden können.

Beispiele für Ausrüstungsarten:

• Laptop
• Telefon
• Monitor

Die zweite Sache, die wir spezifizieren werden, sind die Parameter der Ausrüstung. Beispiele für die von uns verwendeten Parameter sind:

• RAM
• Bildschirmgröße

Der nächste Schritt besteht darin, einen Gegenstand hinzuzufügen, der die oben genannten Parameter bestimmt, wie die Größe des Monitors (13 Zoll und 16 Zoll) oder die Größe des RAM (16 GB und 32 GB). Dazu erweitern wir unsere Liste, indem wir zusätzliche Partitionen hinzufügen.

Als Nächstes sortieren wir unsere Elemente, sodass die entsprechenden Parameter unter die entsprechenden Datenkategorien fallen.

Dies ermöglicht es, jedes Gerät genau zu beschreiben und alle Informationen zu organisieren.

Erstellung von Ausstattungseinheiten

Der nächste Schritt besteht darin, eine Einheit zu erstellen, die alle Informationen über die Ausrüstung speichert. In Drupal erstellen wir einen neuen Inhaltstyp - „Ausrüstung“.

Dann klicken wir im Bereich „Felder verwalten“ auf „Ein neues Feld erstellen“ und wählen den Feldtyp aus, den wir hinzufügen möchten. Für Parameter verweisen wir auf die Dinge, die wir zuvor hinzugefügt haben, das heißt, wir fügen ein „Referenz“-Feld für die Ausrüstungsart und deren Parameter hinzu.

Es ist wichtig, die erlaubte Anzahl von Werten in der Parameterreferenz auf „unbegrenzt“ zu setzen. Dies ermöglicht es Ihnen, mehr als einen Parameter (z. B. RAM, Bildschirmgröße) zu einem bestimmten Gerät hinzuzufügen.

Ähnlich werden wir ein „Benutzer“-Feld erstellen. 

Wir können dieser Entität mehrere Felder hinzufügen, wie zum Beispiel:

• Ausrüstungsname - Textfeld
• Art der Ausrüstung (Laptop, Monitor, Telefon) - Referenzfeld
• Parameter (RAM, Bildschirmgröße) - Referenzfeld
• Zugewiesener Benutzer - Referenzfeld
• Seriennummer - numerisches Feld
• Kaufdatum - ein Datumsfeld
• Kaufpreis - numerisches Feld + Suffix
• Rechnung (Möglichkeit, eine PDF-Datei oder ein Foto anzuhängen) - Dateiupload-Typfeld

Diese Felder können nach Bedarf als Text-, Zahlen-, Dateiupload- und Datumsfelder hinzugefügt werden, wie in den obigen spezifischen Beispielen gezeigt. Es können auch Suffixe verwendet werden (z. B. Hinzufügen von PLN im Feld mit dem Preis) und mehrere andere zusätzliche Spezifikationen.

Hier sehen Sie sofort, wie viele Arten von Feldern in Drupal für verschiedene Datenstrukturen oder Inhaltstypen verwendet werden können und wie schnell sie aufgebaut sind. Jedes dieser Felder kann an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, wodurch das System flexibler wird.

Nach dem Erstellen solcher Strukturen sehen wir ein Formular mit auszufüllenden Daten.

Erstellen von Ansichten zur Verwaltung von Geräten und Unternehmens-Assets

Um das Formular ästhetisch ansprechend darzustellen, müssen wir es durch die Erstellung von Ansichten verbessern.

Kategorisierung von Informationen

Unser Formular enthält mehrere Datenarten, die wir gruppieren können. Wir werden drei Gruppen von Geräteinformationen erstellen:

• Allgemein (Name, Art der Ausrüstung, Benutzer)
• Finanziell (Preis, Rechnung, Kaufdatum)
• Sonstiges (Parameter, Seriennummer)

Nach dem Speichern haben wir die Daten kategorisiert, sodass das Formular übersichtlicher ist. Diese Felder können auch an die Anforderungen angepasst werden, die wir im Unternehmen haben.

Jetzt werden wir eine weitere Modifikation vornehmen - wir ändern das Feld zur Auswahl der Ausrüstungsart zu select2, das es uns ermöglicht, die zuvor im Unternehmen gelisteten Ausrüstungsarten auszuwählen. 

Das ergibt eine interessante Dropdown-Liste, die es uns ermöglicht, Ausrüstungsarten nicht nur per Klick, sondern auch per Nameneingabe auszuwählen, was besonders nützlich ist, wenn es viele davon gibt.

Eine weitere Änderung wird darin bestehen, das Feld in „Parameter“ zu ändern. Wir werden die Autovervollständigung durch ein Feld vom Typ Hierarchische Auswahl ersetzen.

Dies gibt uns die Möglichkeit, den Parametertyp mit einem entsprechend zugeordneten Wert auszuwählen.

Hier können Sie sehen, dass Sie diese Widgets frei modifizieren können, selbst nachdem sie erstellt wurden, um eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Verwaltung von Hardwaredaten zu erhalten.

Nach dem Ausfüllen der Felder und dem Speichern der Daten wird die Ansicht jeder Ausrüstung die folgenden Spalten enthalten:

• Ausrüstungs-ID
• Name
• Art der Ausrüstung
• Parameter
• Kaufpreis
• Bearbeitungsoption
• Zugewiesener Benutzer

Dies gibt der Person, die die Ausrüstungsliste verwaltet, einen vollständigen Überblick über verfügbare Ressourcen und ermöglicht es, problemlos neue Unternehmens-Assets hinzuzufügen oder bestehende Daten bei Bedarf zu bearbeiten.

Ansichten von Unternehmens-Assets

Jetzt werden wir an Geräteansichten arbeiten.

Wir gehen zu „Strukturen“ und klicken dann auf „Ansichten“. Wir fügen einen Namen hinzu, der „Ausrüstung“ lautet. Wir ändern den Inhalt zu „Ausrüstung“, gehen zu „Seiteneinstellungen“ und klicken auf „Seite erstellen“. Wir fügen einen Titel, Pfad, Anzahl der anzuzeigenden Elemente hinzu und speichern. Jetzt ändern wir im Abschnitt „Format“ die Anzeige von Elementen zu „Tabelle“.

Darin werden wir einige Felder hinzufügen, wie ID, Ausrüstungstyp, Parameter, Preis und Link zum Bearbeiten. Den Rest der Optionen lasse ich als Standard, aber natürlich können Sie es nach Belieben bearbeiten. 

Der nächste Schritt besteht darin, die Reihenfolge der Daten in der Tabelle festzulegen, wir möchten die ID und den Ausrüstungstyp am Anfang und die Bearbeitungsoption am Ende haben. In diesem Schritt fügen wir auch einen Link zum Hinzufügen neuer Ausrüstung (als Kopfzeile) und vollständige Sortierung hinzu. Wir erhalten eine solche benutzerfreundliche Ansicht:

Wie wir sehen können, ermöglicht Drupal eine erweiterte Personalisierung von Geräteerfassungsformularen, was es viel einfacher für Benutzer macht und die Dateneingabe klarer und organisierter wird.

Filtern und Sortieren von Daten in der Ausrüstungsliste

Nun werden wir eine Datenfilteroption hinzufügen. Dazu gehen wir zur Filterkonfiguration und fügen ein Kriterium hinzu - „Filtern nach Name.“

Als nächstes werden wir die Möglichkeit hinzufügen, die Daten nach bestimmten Kriterien zu sortieren, z.B. nach Preis, ID und Name. Dies kann in den Anzeigeeinstellungen erfolgen:

Als Ergebnis sind die Tabellenüberschriften klickbar geworden, was es ermöglicht, sie auf- oder absteigend zu sortieren:

Dies ermöglicht es dem Benutzer, einfach nach Gerätenamen, Preis oder anderen Parametern zu suchen. Die Möglichkeit, Spalten zu sortieren (z.B. nach Preis oder Kaufdatum), verbessert die Benutzerfreundlichkeit des Systems erheblich.

Erstellen von erweiterten Ansichten der Ausrüstungsliste

Drupal erlaubt es, das System weiterzuentwickeln, indem weitere erweiterte Ansichten erstellt werden, wie zum Beispiel:

• Geräte, die keinem Benutzer zugewiesen sind - die Ansicht ermöglicht die Identifizierung von Unternehmensressourcen, die zur Freigabe verfügbar sind.
• Geräte ohne Rechnungen - eine Liste der Geräte, denen Rechnungen fehlen, was bei der Organisation Ihrer Dokumentation helfen kann.
• Geräte mit den von uns angegebenen Parametern.

Dazu kopieren wir die aktuelle Ansicht und benennen sie um, zum Beispiel in „nicht zugewiesene Geräte“. Dann fügen wir einen Filter auf das „Benutzer“-Feld hinzu und setzen ihn als leer. Dies gibt uns eine einfache Ansicht der Geräte, die im Unternehmen sind und niemandem zugewiesen sind.

So haben wir zwei Ansichten:

Dank Drupals Flexibilität kann es nach Belieben geklont werden, um Einstellungen zu ändern und weitere Ansichten zu erstellen, wie Geräte ohne Rechnungen oder mit bestimmten Parametern, um den Bedürfnissen des Unternehmens oder einzelner Abteilungen, wie der IT-Verwaltung oder Buchhaltung, gerecht zu werden.

Ausrüstungsliste mit Unternehmens-Assets - Zusammenfassung

Die Einrichtung eines Inventarsystems für Unternehmens-Equipment auf Drupal ist eine Aufgabe, die relativ schnell und ohne große Kosten durchgeführt werden kann. Drupal bietet hervorragende Möglichkeiten, die Datenstruktur und die Funktionalität des Systems an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anzupassen. Mit einfachen Werkzeugen wie Inhaltstypen, Ansichten und erweiterten Formularen können wir ein System erstellen, das die Verwaltung von Ressourcen im Unternehmen erleichtert.

Letztendlich kann ein solches System auch mit anderen Anwendungen integriert werden und Daten im JSON-Format bereitstellen oder aus CSV-Dateien importieren. All dies macht Drupal zu einer ausgezeichneten Wahl für Unternehmen, die effektive Aufzeichnungen über Ausrüstung führen möchten.

Wenn Sie sich fragen, ob Drupal die richtige Technologie für Ihr Unternehmen ist, empfiehlt es sich, eine kostenlose Beratung zu vereinbaren, um mögliche Lösungen zu besprechen.