Wie erstellt man eine effektive Anforderungsliste für einen CMS-Anbieter?

Eine praktische Liste von Anforderungen ermöglicht es Ihnen, einen CMS-Anbieter auszuwählen, der ein funktionales System erstellt, das auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist. Das Fehlen präziser Erwartungen führt oft zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder einer unzureichenden Plattform. Aus diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Schritt-für-Schritt-Liste von Anforderungen erstellen, die Ihnen hilft, den besten CMS-Anbieter zu finden und Projektrisiken zu minimieren.

In diesem Artikel:

• Warum ist eine Anforderungsliste für CMS-Anbieter entscheidend für den Projekterfolg?
• Wie bereiten Sie die Erstellung einer Anforderungsliste für einen CMS-Anbieter vor?
• Schlüsselelemente einer effektiven Anforderungsliste für CMS-Anbieter
• Beispiele für Werkzeuge zur Erstellung einer Anforderungsliste

Warum ist eine Anforderungsliste für CMS-Anbieter entscheidend für den Projekterfolg?

Der erste Schritt bei der Auswahl des richtigen CMS-Anbieters besteht darin, festzustellen, welche Art von Content-Management-System Ihre Organisation benötigt. Auch wenn es verschiedene CMS-Plattformen auf dem Markt gibt - von kleinen, einfachen Website-Baukästen bis hin zu hochgradig anpassbaren Unternehmenswerkzeugen - ist es ohne eine präzise Anforderungsliste schwierig zu beurteilen, welche die Geschäftsziele erfüllt. Eine solche Liste bildet die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit, da sie Erwartungen organisiert, die Angebotsverifizierung erleichtert und es ermöglicht, sich auf die wesentlichen technischen und geschäftlichen Aspekte zu konzentrieren.

Für viele Unternehmen ist nicht nur der Typ des Content-Management-Systems wichtig, sondern auch die technische Expertise des potenziellen Partners. Deshalb lohnt es sich, auf Erfahrung in der Implementierung spezifischer Funktionalitäten oder Integrationen zu achten - insbesondere wenn Sie planen, eine neue Plattform mit bestehenden Anwendungen zu verbinden. In Kombination mit einer soliden Anforderungsliste ermöglicht dies die Auswahl eines CMS-Anbieters, der das Projekt gemäß Ihrer Vision, Ihrem Budget und Ihrem Zeitrahmen umsetzt.

Die Rolle der Anforderungsliste in der Kommunikation mit dem CMS-Anbieter

Ein sorgfältig entwickeltes Set von Anforderungen ist eine effektive Möglichkeit, eine gemeinsame Sprache mit CMS-Anbietern zu entwickeln. Es ermöglicht beiden Parteien zu wissen, was Priorität hat und was ein optionales Extra ist. Die präzise Beschreibung der Erwartungen - sei es für das Schnittstellendesign, die Integration mit anderen Systemen oder spezifische Marketing-Features - reduziert das Risiko von Missverständnissen und ermöglicht es Ihnen, die technische Expertise des Anbieters im Kontext der tatsächlichen Bedürfnisse Ihrer Organisation zu überprüfen.

Viele Kunden wählen verschiedene CMS-Plattformen, wie Drupal, WordPress oder andere dedizierte Lösungen, in der Hoffnung auf eine reibungslose Implementierung und schnelle Ergebnisse. Ohne eine klare Anforderungsliste kann es jedoch passieren, dass sich der Anbieter auf weniger relevante Elemente konzentriert und wichtige Funktionen übersieht. Daher ist es wichtig, gemeinsam Prioritäten festzulegen und sie in jeder Projektphase zu überprüfen.

Folgen fehlender detaillierter Anforderungen

Das Fehlen einer detaillierten Anforderungsliste führt häufig zu zahlreichen Problemen. Erstens kann der CMS-Anbieter eine Lösung vorschlagen, die unzureichend oder zu kompliziert im Vergleich zu den tatsächlichen Anforderungen ist. Das Ergebnis sind Funktionalitäten, die niemand nutzt, oder fehlen Funktionen, die tatsächlich notwendig sind.

Zweitens ist es ohne klar festgelegte Anforderungen schwierig, die Arbeit genau zu bepreisen und den Zeitplan zu planen. Langwierige Diskussionen zuProjektspezifikation und Umfang führen zu Verzögerungen und Budgetüberschreitungen.

Drittens, wenn es nicht vollkommen klar ist, welche Module und Integrationen enthalten sein sollen, mehren sich mehrfache Überarbeitungen oder drastische Änderungen während der Implementierung. All dies beeinträchtigt die Effektivität der Zusammenarbeit mit dem gewählten CMS-Anbieter und kann den endgültigen Wert der Implementierung für Ihre Organisation erheblich reduzieren.

Wie bereiten Sie die Erstellung einer Anforderungsliste für einen CMS-Anbieter vor?

Der Schlüssel zur erfolgreichen Entwicklung einer Anforderungsliste ist ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Organisation und der von verschiedenen CMS-Plattformen angebotenen Möglichkeiten. Die Vorbereitung dieses Prozesses umfasst die Analyse Ihrer Geschäftsziele, Gespräche mit Stakeholdern und das Kennenlernen der auf dem Markt verfügbaren Technologien. Nachfolgend finden Sie drei entscheidende Schritte, die Ihnen helfen, eine konsistente und verlässliche Liste von Anforderungen für Ihren zukünftigen CMS-Anbieter zu entwickeln.

Geschäftsziele definieren

Der erste Schritt besteht darin, klar zu definieren, was Sie von Ihrem neuen Content-Management-System erwarten. Überlegen Sie, ob Ihr Hauptziel darin besteht, die Veröffentlichung von Website-Inhalten zu optimieren, den Online-Verkauf zu steigern oder Ihre Kunden über verschiedene Kommunikationskanäle besser zu bedienen.

Die Klärung Ihrer geschäftlichen Prioritäten ermöglicht Ihnen:

• Zu bestimmen, welche Funktionalitäten essentiell und welche optional sein können.
• Einen CMS-Anbieter auszuwählen, der bereits Erfahrung mit Projekten in Ihrer Branche hat (z.B. Anpassung von CMS-Features für den Bereich Bildung) und Ihren Markt versteht.
• In der Angebotsphase Ihre Erfolgskriterien klar zu kommunizieren (z.B. reduzierte Publikationszeit, gesteigerte Konversionen oder vereinfachte Integration mit anderen Systemen).

Gut formulierte Geschäftsziele sind ein Referenzpunkt in jeder Projektphase - von der Analyse der technischen Anforderungen bis hin zur Implementierung und der Überprüfung der erreichten Ergebnisse.

Informationen von Mitarbeitern und Stakeholdern sammeln

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, die Personen einzubeziehen, die das neue Content-Management-System täglich nutzen werden. Gespräche mit Marketern, Redakteuren, IT-Spezialisten oder Vertriebsteams helfen Ihnen zu verstehen, welche Tools und zusätzlichen Funktionen sie wirklich benötigen.

Zu diesem Zweck lohnt es sich, folgendes zu organisieren:

• Workshops und Meetings - ermöglichen eine gründliche, persönliche Diskussion über Herausforderungen und Erwartungen.
• Rezension der genutzten Tools - verschafft Ihnen einen Überblick, wie aktuelle Prozesse verbessert werden können und mit welchen Systemen das neue CMS integriert werden sollte (z.B. CRM, ERP, Analyse-Tools).
• Umfragen und Interviews - ermöglichen es Ihnen, Meinungen eines breiteren Spektrums von Mitarbeitern zu sammeln, einschließlich derjenigen, die nicht immer Zeit für längere Meetings haben.

Ein Beispiel für eine Online-Umfrage, die Sie unter Mitarbeitern durchführen können, um CMS-Anforderungen zu sammeln

Als Ergebnis einer solchen Analyse gewinnen Sie ein vollständigeres Bild Ihrer tatsächlichen Bedürfnisse, was sich in genaueren Entscheidungen bei der Auswahl eines Content-Management-System-Anbieters und einer besseren Anpassung des finalen Systems an die Spezifika Ihrer Organisation niederschlägt.

Überblick über verfügbare Technologien

Der letzte Schritt in der Vorbereitung besteht darin, sich mit den verschiedenen CMS-Plattformen und deren Funktionalitäten vertraut zu machen. Es gibt viele Systeme auf dem Markt, die sich in Skalierbarkeit, Flexibilität und dem Grad der Unterstützung durch die Community unterscheiden.

Um die günstigste Lösung zu wählen:

• Untersuchen Sie beliebte und bewährte Systeme: prüfen Sie Drupal, HubSpot CMS, Joomla, Magento oder andere CMS-Plattformen und Website-Builder, wobei Sie die technische Expertise potenzieller Anbieter berücksichtigen.
• Vergleichen Sie Lizenz- und laufende Wartungskosten:  je nach Modell (kommerzielle oder Open-Source-Software) können die finanziellen Aufwendungen für die Implementierung und Weiterentwicklung erheblich variieren.
• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Spezialisten:  stellen Sie sicher, dass es auf dem Markt Implementierungsunternehmen mit der richtigen Erfahrung und Kompetenz gibt. Zertifizierungen wie ISO27001 oder positive Referenzen zeugen oft von einem professionellen Ansatz in Sachen Sicherheit und Servicequalität.

Ein gutes Verständnis der technologischen Möglichkeiten wird es Ihnen erleichtern, eine präzise Anfrage für ein Angebot zu formulieren. Dies hilft Ihnen, die Zusammenarbeit mit CMS-Anbietern zu vermeiden, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen können, und Ihre Organisation wird eine solide Grundlage für eine effektive Implementierung des neuen Systems gewinnen.

Schlüsselelemente einer effektiven Anforderungsliste für CMS-Anbieter

Sobald Sie Ihre Projektziele klar definiert haben, wissen, mit welchen Stakeholdern Sie sprechen müssen, und die verschiedenen CMS-Plattformen überprüft haben, ist es an der Zeit, sich darauf zu konzentrieren, was in Ihrer Anforderungsliste enthalten sein sollte. In diesem Abschnitt werden wir die wichtigsten Bereiche besprechen, die in dem Dokument enthalten sein sollten - von der Funktionalität des Content-Management-Systems bis hin zu den Anforderungen an den CMS-Anbieter selbst.

Anforderungen an das CMS-System

Jede Organisation hat unterschiedliche Bedürfnisse, weshalb es so wichtig ist, alle relevanten Aspekte des Projekts zu berücksichtigen - nicht nur Veröffentlichungsfunktionen, sondern auch Sicherheitsfragen oder die Integration mit externen Tools.

Grundlegende und zusätzliche Funktionen

Teilen Sie die Anforderungen in solche auf, die absolut notwendig sind (must-have) und solche, die implementiert werden können, wenn finanzielle Mittel oder Zeit vorhanden sind (nice-to-have). Dies ermöglicht es dem CMS-Anbieter, den optimalen Arbeitsumfang vorzuschlagen und die Implementierungsprioritäten festzulegen.

Primäre Funktionen können umfassen:

• Einen intuitiven Inhaltseditor mit der Möglichkeit, mehrere Veröffentlichungstypen zu verwalten,
• Versionskontrolle und Workflow-Mechanismen, z.B. Workflow zur Inhaltserstellung (z.B. Genehmigung von Texten durch einen Vorgesetzten),
• Responsive Templates und Unterstützung für Mehrsprachigkeit.

Die nice-to-have-Gruppe kann dagegen solche Elemente umfassen wie:

• Erweiterte Inhaltspersonalisierung (z.B. Inhalts-Empfehlungen),
• Benutzerdefinierte Analytik- oder Marketing-Automatisierungs-Module,
• Zusätzliche Integrations-Plugins, die zum Start nicht notwendig sind.

Anforderungen an die Systemeigenschaften

Egal, ob Sie sich für Drupal oder andere CMS-Plattformen entscheiden, achten Sie auf Leistungs- und Sicherheitsfragen.

Definieren Sie klar:

• Das erforderliche Sicherheitsniveau - zum Beispiel die Einhaltung der ISO27001-Richtlinien oder die Notwendigkeit der Datenverschlüsselung.
• Skalierbarkeit - soll die CMS-Plattform beispielsweise ein wachsendes Verkehrsaufkommen bewältigen können, und wenn ja, in welchem Umfang?
• Erforderliche Verfügbarkeit des Dienstes (SLA, oder Service Level Agreement) - welche Antwort- und Reparaturzeit (z.B. in Stunden oder Tagen) ist akzeptabel, um ein Ausfallrisiko zu vermeiden?

Die Angabe dieser Elemente von Anfang an vermeidet eine Situation, in der sich nach der Implementierung herausstellt, dass das Projekt zentrale Standards nicht erfüllt oder größere Überarbeitungen erforderlich sind.

Integrationen mit anderen Systemen

Die Implementierung eines Content-Management-Systems erfolgt selten isoliert - in der Regel ist es notwendig, das CMS in externe Systeme und Datenbanken zu integrieren.

Daher müssen Sie bereits in der Anforderungsliste sicherstellen, dass Sie angeben:

• Welche Systeme (CRM, ERP, Analyse-Tools, Online-Shop) in die neue Plattform integriert werden müssen.
• Welche Art von Datenaustausch erforderlich ist - zum Beispiel reicht eine API-basierte Integration oder müssen komplexere Synchronisationsmechanismen vorgesehen werden?

Dies ermöglicht es dem CMS-Anbieter, die geeignete Architektur im Voraus vorzubereiten und die für die Implementierungsarbeit in diesem Bereich erforderliche Zeit abzuschätzen.

Anforderungen an Systemunterstützung und Wartung

Jedes Projekt, insbesondere solche auf Basis komplexer Technologien wie Drupal, erfordert langfristige Unterstützung. Bereits beim Erstellen der Anforderungsliste legen Sie fest:

• Benötigen Sie einen 24/7-Support oder reicht das Modell der "Geschäftszeiten an Wochentagen" aus?
• Welche SLA-Standards und Reaktionszeiten sind für Sie kritisch?
• Erwarten Sie regelmäßige Sicherheits-Audits und Updates (z.B. auf eine neuere Systemversion)?

Diese Informationen haben direkten Einfluss auf die Kosten für Wartung und Betrieb sowie auf die Auswahl eines Anbieters mit dem richtigen Hintergrund an Spezialisten und technischer Expertise.

Anforderungen an den CMS-Anbieter

Neben den Anforderungen an das System selbst sind auch die Kriterien, die das Projektumsetzungsteam erfüllen muss, wichtig. Zu den Standardanforderungen gehören:

• Erfahrung in ähnlichen Projekten - Referenzen und Fallstudien aus CMS-Implementierungen.
• Zertifizierungen für Qualität und Sicherheit - z.B. ISO27001-Zertifizierung als Nachweis für einen angemessenen Datenschutzstandard.
• Übereinstimmung in Bezug auf Standort und Zeitzone - wichtig, wenn Sie eine enge Zusammenarbeit und häufige Online-Meetings planen. Viele Anbieter bieten jedoch flexible Arbeitszeiten oder ausgeklügelte Prozesse an, die es ermöglichen, ein Projekt auch bei größeren Zeitunterschieden effektiv zu koordinieren. Daher ist es ratsam, die Kommunikations- und Verfügbarkeitsregeln im Voraus festzulegen, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Preis für den Service nicht alles ist. Ebenso wichtig kann die Unternehmenskultur, die Art der Kommunikation oder die Flexibilität im Umgang mit Änderungen während der Implementierung sein.

Formale Anforderungen

Der letzte Teil der Anforderungsliste für einen CMS-Anbieter umfasst oft administrative und organisatorische Themen. Dazu können gehören:

• Frist für Rückfragen zur Spezifikation oder zum Briefing.
• Frist zur Einreichung der Angebote sowie die Form und den Umfang der Dokumentation, die Sie von den CMS-Anbietern erwarten.
• Bevorzugte Kommunikationskanäle (z.B. E-Mail, Videokonferenzplattformen).
• Richtlinien zur Angebotspräsentation (z.B. in Form eines vorläufigen Kostenvoranschlags mit Implementierungsplan).

Diese Punkte in die offizielle Dokumentation aufzunehmen, verhindert Missverständnisse und fördert die Transparenz im gesamten Prozess - sowohl für Sie als auch für potenzielle CMS-Anbieter.

Beispiele für Werkzeuge zur Erstellung einer Anforderungsliste

Eine präzise Anforderungsliste ist entscheidend bei der Auswahl eines CMS-Anbieters und der Planung der Implementierung eines neuen Content-Management-Systems. Um den Prozess zu optimieren, lohnt es sich, die richtigen Werkzeuge zu nutzen, die helfen, die Anforderungen zu sammeln, zu systematisieren und in einer zugänglichen Weise darzustellen.

Hier sind einige Beispiele für Werkzeuge, die den gesamten Prozess erleichtern können:

1. Mindmaps

• Sie ermöglichen das schnelle Sammeln und Visualisieren von Ideen, Funktionalitäten oder potenziellen Integrationen.
• Sie erleichtern das Verständnis der Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen eines Projekts und die Priorisierung.
• Beispiele für einfache Mind-Mapping-Tools sind Coggle, FreeMind und MindMup.

2. Datenflussdiagramme (Flussdiagramme, BPMN)

• Flussdiagramme und BPMN (Business Process Model and Notation) sind zwei beliebte Methoden, um den Fluss von Prozessen in einer Organisation zu visualisieren.
• Sie ermöglichen die grafische Darstellung, wie Daten beispielsweise zwischen verschiedenen Modulen des Content-Management-Systems und externen Anwendungen (z.B. CRM, ERP) fließen sollen.
• Sie erleichtern das Verständnis selbst komplexer Prozesse, was Projektteams dabei hilft, Bedürfnisse besser zu identifizieren und auftretende Probleme schneller zu lösen.

3. Tabellenkalkulationen und Checklisten

• Tabellenkalkulationen ermöglichen es Benutzern, Aufgaben zu priorisieren, Arbeiten als abgeschlossen zu markieren und die Kosten oder die für die Implementierung erforderliche Zeit vorherzusagen.
• Bei Droptica verwenden wir oft auf Tabellenkalkulationen basierende Checklisten und Tools, um die notwendigen Funktionen eines Systems oder Projektabschätzungen zu bestimmen. Wir bereiten solche Tools auch für unsere Kunden vor.

Ein Beispiel einer von Droptica entwickelten Checkliste für die Website-Planung für Universitäten

4. Prototyping-Plattformen (z.B. Figma, Sketch)

• Tools wie Figma oder Sketch sind nützlich, wenn Sie das Interface-Konzept und die Leistung früher Versionen des Systems überprüfen möchten, bevor die Hauptimplementierungsarbeiten beginnen.
• Durch Prototypen können das Projektteam und die Stakeholder die Benutzerfreundlichkeit des Systems und die Konformität der Lösungen schneller überprüfen.

5. Projektmanagement-Tools (z.B. Jira, Trello)

• Jira und Trello sind Beispiele für Tools im Web-Entwicklungsbereich, die zur Projektverwaltung eingesetzt werden.
• Sie erleichtern die Verfolgung des Fortschritts der Arbeiten an einzelnen Funktionen, die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Teams sowie die laufende Überprüfung der Übereinstimmung der Ergebnisse mit der festgelegten Anforderungsliste durch integrierte Berichtsoptionen.
• Während sie oft bereits in der Zusammenarbeit mit CMS-Anbietern genutzt werden (zur Durchsetzung von Vereinbarungen), können sie auch schon vor der Auswahl eines Implementierungspartners eingesetzt werden, um Aufgaben aufzulisten, einen Zeitplan festzulegen und eine erste Anforderungsliste zu organisieren.

Die Wahl der spezifischen Werkzeuge hängt vom Umfang des Projekts, der Größe des Teams und der Art der CMS-Plattform ab, die Sie implementieren möchten. Das Wichtigste ist, dass die Dokumentation der Anforderungen ein transparenter und zugänglicher Prozess für alle beteiligten Parteien ist. Dies erleichtert den Vergleich der Angebote verschiedener CMS-Anbieter, die Bewertung der angebotenen Funktionalitäten und die Wahl des besten Partners im Kontext der Spezifika Ihres Unternehmens.

Anforderungsliste für CMS-Anbieter - Zusammenfassung

Eine sorgfältig entwickelte Liste von Anforderungen an einen Content-Management-System-Anbieter ist die Grundlage für eine reibungslose Implementierung eines idealen CMS. Klare Prioritäten und präzise beschriebene Elemente - insbesondere in Bezug auf Sicherheit (z.B. ISO27001), Skalierbarkeit, Add-ons und Unterstützungsebene - vermeiden Missverständnisse und zusätzliche Kosten. Die Einbeziehung der richtigen Technologien und Funktionalitäten erhöht die Erfolgsquote der Implementierung erheblich.

Wenn Sie einen Partner benötigen, um ein Projekt gemäß Ihren Anforderungen abzuschließen, bietet Droptica maßgeschneiderteCMS-Lösungen. Wir helfen Ihnen, Schlüsselfunktionalitäten, Integrationen und Design umzusetzen, um den gesamten Prozess reibungslos zu gestalten und die erwarteten Ergebnisse zu liefern.