Wie Sie ein Briefing für eine Entwicklungsagentur vorbereiten

Planen Sie, Ihre Website von Grund auf neu zu erstellen oder die aktuelle neu zu gestalten? Haben Sie bereits ein Entwicklungsunternehmen ausgewählt, wissen aber nicht, wie Sie die Idee präsentieren sollen? Nicht zu wissen, was in das Kontaktformular gehört, um Ihre Vision am besten auszudrücken, ist ein häufiges Problem. Ein Briefing – eine Gliederung, in der Sie die wichtigsten Elemente einfügen können – kann in solchen Situationen hilfreich sein. Je besser Sie das Dokument gestalten, desto größer ist die Chance, dass Experten verstehen, wie Ihre Website aussehen soll und welche Funktionen sie haben soll.

Ihr Unternehmen

Schreiben Sie in ein paar Sätzen, was das Wesen Ihres Unternehmens ist. In welcher Branche sind Sie tätig, wie lange schon, an wen richten Sie Ihr Angebot? Wenn Ihre Website darauf ausgelegt ist, zu konvertieren, definieren Sie die Personas, die die Zielgruppe Ihrer Produkte und/oder Dienstleistungen sind. Es ist erwähnenswert, hier die Ziele zu nennen, die Sie langfristig anstreben. Wenn Sie eine E-Commerce-Software oder eine Image-Website wünschen, sollten Sie dies erwähnen. Hier präsentieren Sie eine allgemeine Skizze davon, wo Sie stehen und wohin Sie gehen.

Analyse der aktuellen Website

Wenn Sie eine Website besitzen, die Sie neu gestalten möchten, erklären Sie zuerst, warum Sie sie ändern möchten. Beschreiben Sie, mit welchen Problemen Sie konfrontiert sind und was den Bedarf verursacht, Ihre Website neu zu definieren. Hier können Sie spezifischer (in Punkten) auflisten und/oder z. B. Verkehrsgrafiken von Google Analytics anhängen, die die Schwachstellen aufzeigen. Nutzen Sie Daten von allen Tools, die Sie verwenden. Hotjar? Albacross? Jede Information kann äußerst wertvoll sein.

Ziel

Die Frage nach Ihrem Ziel ist die grundlegendste. Dieser Abschnitt ist eine Erweiterung des Abschnitts "Ihr Unternehmen". Ich meine vor allem die Marketingziele. Dies liegt daran, dass sie den Verkauf beeinflussen oder das Markenbewusstsein Ihres Unternehmens steigern. Die SMART-Methode kann Ihnen bei dieser Aufgabe helfen. Dank ihr können Sie ein Ziel festlegen, das:

• spezifisch – klare Formulierung, die keinen Raum für eine freie Interpretation lässt
• messbar – zahlenmäßige Angabe des Grads, zu dem dieses Ziel erreicht wurde
• erreichbar – es sollte nicht zu ehrgeizig oder abstrakt sein
• relevant – es stellt einen klaren Wert für diejenigen dar, die es umsetzen werden
• terminiert – es sollte einen genau definierten Zeitrahmen haben, in dem Sie es erreichen möchten.

Wenn Sie diese Methode bisher nicht verwendet haben, ermutige ich Sie, ein paar Minuten damit zu verbringen, über SMART zu lesen. Sie können auch alternative Versionen davon einsetzen. Unabhängig von der gewählten Methode ist jedoch das Wichtigste, dass Sie dieses Ziel als den Wert definieren, den Sie anstreben. 

Content-Migration

Nachdem Sie bereits die allgemeine Skizze beschrieben haben, sollten Sie in die Details gehen. Eines der ersten ist die Frage des Contents und der Migration zur neuen Website. Der Inhalt der Website besteht nicht nur aus Blogeinträgen, Grafiken, Videomaterialien. Er umfasst auch Elemente wie Seitentitel, Metabeschreibungen, Überschriften, Tags, alternative Grafikbeschreibungen, Kommentare, Meinungen, Bewertungen. 

Sie müssen also überlegen (basierend auf einer vorherigen Analyse), welche auf die neue Website übertragen werden sollten, sowie welche Ihrer Meinung nach geändert werden (neue Version des Logos?). Sie müssen auch überlegen, ob der Inhalt einer bestimmten Unterseite in mehrere kleinere aufgeteilt oder ob Sie diesen Inhalt erweitern werden.

Warum ist die Migration wichtig? Die Antwort lautet: SEO. Es gibt einen Grund, warum ich gerade die Analyse erwähnt habe. Das liegt daran, dass der Inhalt die Anzahl der Besuche von Suchmaschinen beeinflusst. Beim Erstellen eines Briefings ist es wichtig, über die Migration in diesem Kontext nachzudenken. Wenn Sie jedoch nicht in der Lage sind, zu beurteilen, was entscheidend ist, teilen Sie Ihre Zweifel mit. Experten werden Ihnen sicherlich zu diesem Thema beraten können.

Funktionalitäten

Dies ist ein wichtiger Teil eines Briefings, in dem Sie die Anforderungen für Ihre Website spezifizieren müssen. Je nach Art der Website sollten die Funktionen, die sie haben muss, detailliert angegeben werden. 

Möchten Sie Ihre Website mit externen Kanälen und digitalen Tools integrieren? Beschreiben Sie, was Sie derzeit verwenden. Listen Sie die Elemente auf, die Sie auf der neuen Website implementieren möchten. Yoast? Mailchimp? HubSpot? Dies sind nur einige der vielen, die mit Ihrer Website arbeiten können.

Führen Sie ein E-Commerce-Geschäft? Stellen Sie die Produktkategorien und Zahlungsmethoden vor. Zeigen Sie, wie die Produktsuchmaschine aussieht und wie sie aussehen sollte. Auch die Frage der Versandabwicklung ist ein wichtiger Punkt in der Beschreibung. Werden Kunden Konten in Ihrem Shop einrichten? Wahrscheinlich ja – erwähnen Sie das auch. Oder wird es, um den Verkauf zu erhöhen, eine Option zum Produktvergleich geben? Wenn ja, wie viele Stücke kann der Kunde während einer Sitzung vergleichen?

Grafikdesign

Für viele Website-Besitzer ist Grafikdesign ebenfalls ein äußerst wichtiges Thema. Kein Wunder: Ein attraktives, auffälliges Aussehen wirkt wie ein Magnet. Neben der Erwähnung der Elemente, die Sie hier haben möchten, bleibt auch die Präsentationsform wichtig. 

Zeichnen Sie die Struktur der Website auf. Alles, was Sie brauchen, ist ein einfaches Dokument, z. B. in Google Docs, in dem Sie mit grafischen Elementen (Quadraten, Rechtecken) die Ziele des Projekts zeigen können. Beschreiben Sie das Hauptmenü mit seinen Elementen, zeigen Sie Blöcke mit Informationen darüber, welchen Inhalt sie präsentieren sollen und zu welchen Unterseiten sie verlinken sollen, spezifizieren Sie Plätze, z. B. für Banner usw. Ich sollte jedoch hinzufügen, dass, wenn Sie es vorziehen, die Struktur von der Agentur entwickeln zu lassen, Sie einfach darum bitten können, und ein solches Dokument wird vorbereitet.

Es ist wichtig, hier ein Mock-up zu erwähnen. Basierend auf den Richtlinien werden die Spezialisten der Agentur ein Demo entwickeln, das das grafische Konzept der Website präsentiert. Sie werden sehen, wie es in Bezug auf Ihre Grafiken, das Seitenlayout aussehen könnte. Außerdem, wenn Sie möchten, dass Ihre Website responsiv ist, ermöglicht ein Mock-up Ihnen auch, die Demo-Version für Smartphones und Tablets anzuzeigen. 

Sie können auch Beispiele anderer Websites geben, die Ihre Aufmerksamkeit erregt und inspiriert haben. Alles, was Sie tun müssen, ist, sie in Punkten aufzulisten, indem Sie die Elemente, die Ihrer Aufmerksamkeit wert sind, mit Links zu diesen Elementen (wenn möglich) angeben.

Budget

Wenn Sie den Umfang des Budgets spezifizieren, insbesondere den Maximalbetrag, den Sie bereit sind, für das Projekt auszugeben, kann die Agentur in Bezug auf die im Briefing bereitgestellten Informationen in der Anfangsphase beantworten, ob die geplanten Arbeiten in das Budget passen oder ob einige davon zusätzliche Ausgaben erfordern würden. Denken Sie daran, dass dies eine Einführung zu weiteren Gesprächen ist und somit eine Chance, nach individuellen Lösungen zu suchen.

Erwartungen

Schreiben Sie darüber, was Sie von der Agentur erwarten. Geben Sie die Zeit an, die Sie ihr geben, um auf das Briefing zu antworten. Fragen oder schlagen Sie ein Projektmanagementmodell, Kommunikationsmethoden und die Häufigkeit der Fortschrittsdarstellung vor. Es ist ein Ort, an dem Sie Ihre Erwartungen in Bezug auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens personalisieren können.

Abschließende Gedanken

Geben Sie einen Zeitrahmen für das Projekt an, der in Phasen unterteilt ist. Dies wird der Agentur helfen, zu verstehen, was Sie erwarten und was Sie priorisieren. 

Vervollständigen Sie das Briefing mit Ihren Angaben, die benötigt werden, um das Angebot einzureichen: vollständiger Name einer Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.