Wir arbeiten mit SCRUM – und unsere Kunden profitieren davon

Das SCRUM-Projektmanagement-Framework ist in der IT-Branche sehr beliebt. 

In unserer Drupal-Entwicklungsagentur haben wir uns vor einiger Zeit entschieden, SCRUM als grundlegendes Werkzeug für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden einzuführen. In diesem Artikel können Sie mehr über die Besonderheiten eines solchen Ansatzes lesen und darüber, wie er beiden Parteien zugutekommt.

SCRUM ist sehr leicht zu verstehen, jedoch recht schwer richtig umzusetzen. Begriffe und Konzepte wie Daily, Sprint, Retrospektive, Sprint Review und Product Owner machen es einer Person, die sich noch nie damit auseinandersetzen musste, nicht leicht. Tatsächlich basiert SCRUM jedoch auf sehr einfachen Prinzipien.
Stellen Sie sich vor, ein Kunde kommt zu Droptica und möchte eine Unternehmenswebsite in Auftrag geben. Der erste Schritt nach dem Kennenlernen der Erwartungen des Kunden ist der Aufbau eines Teams, das sich mit dieser speziellen Aufgabe befasst.

Sprint – die Grundlage von SCRUM

Teams bei Droptica arbeiten in zweiwöchigen Arbeitszyklen. Aufgrund ihrer kurzen Dauer werden diese Sprints genannt. Während des Sprints konzentriert sich das Team darauf, die als Sprint-Ziel gesetzten Ziele zu erreichen, beispielsweise Funktionalitäten auf der Website zu entwerfen oder zu implementieren. Wichtig ist, dass das Ziel realistisch bleibt und innerhalb eines Sprints umgesetzt werden kann. Der Implementierungsprozess des Ziels besteht aus kleinen Aufgaben. Wir versuchen sicherzustellen, dass die einzelnen Aufgaben wenig Zeit beanspruchen. Wenn möglich, teilen wir große Aufgaben in kleinere auf, was uns eine bessere Kontrolle über den Umfang gibt und der Kunde die Ergebnisse unserer Arbeit schneller sehen kann. 

Warum arbeiten wir an kleinen Aufgaben?

Eine kleine Aufgabe ist eine, die ein Teammitglied in wenigen Stunden erledigen kann. Dank der Tatsache, dass die Durchführung einer solchen Aufgabe wenig Zeit in Anspruch nimmt, steigt die Anzahl der innerhalb eines Sprints erfolgreich durchgeführten Aufgaben schnell an. Dies ermöglicht dem Kunden, die Entwicklung des Projekts fortlaufend zu überwachen und gibt ihm das Gefühl von Kontrolle über die Arbeit. Das Sprint-Ziel wird vom Product Owner (eine Person, die den Kunden vertritt) in Zusammenarbeit mit dem Team auf Basis von Geschäftsprioritäten festgelegt.

Der Hauptvorteil von SCRUM ist die schrittweise, sichtbare Entwicklung des Produkts. Der Product Owner hat Einblick in den Fortschritt und bleibt in ständigem Kontakt mit dem Team. Auf diese Weise können die Teams die Probleme vermeiden, die im Fall des konkurrierenden Wasserfallmodells auftreten, bei dem der Kunde erst nach vielen Monaten sieht, woran die Entwickler gearbeitet haben, was oft zu Enttäuschung und hohen Kosten führt, da für die geleistete Arbeit bezahlt werden muss.

SCRUM ist flexibel. Zu Beginn legen wir beispielsweise die Reihenfolge der mit dem Product Owner durchzuführenden Aufgaben fest. Solche Aufgaben können beispielsweise die Implementierung von Anmelde- und Registrierungsfunktionen auf der Website umfassen. Wenn sich jedoch im Laufe des Projekts herausstellt, dass die Produktseite für den Product Owner wichtiger ist (zum Beispiel weil er sein Angebot so schnell wie möglich präsentieren möchte), kann er mit den Entwicklern sprechen und sie als Ziel für den nächsten Sprint setzen und somit die Entwicklungsprioritäten ändern. Der Product Owner und das Team arbeiten auf reaktive Weise und reagieren auf sich ändernde Umstände und lösen aktuelle Probleme.

Der SCRUM-Prozess konzentriert sich auf die kontinuierliche Bereitstellung von Funktionalitäten, die dem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Meistens kann der Kunde nach nur wenigen Sprints das fortgeschrittene Projekt betrachten und mit den anfänglichen Annahmen und den erwarteten Endergebnissen vergleichen. In einer Situation, in der ein Teil der Geschäftsstrategie neu definiert wird, kann der Product Owner einige wesentliche Änderungen am Projekt vornehmen, Dinge in der Aufgabenliste umstrukturieren oder neue, zuvor nicht als Geschäftsziele betrachtete Aufgaben hinzufügen, dann Dinge entfernen, die noch nicht abgeschlossen sind oder sie ganz streichen. Dankdessen verfolgt das Team tatsächliche Geschäftsziele und folgt nicht blind den umfangreichen technischen Spezifikationen, die der Kunde zu Beginn des Projekts geliefert hat – was beim Wasserfallmodell der Fall war.

Angesichts des oben genannten Kontexts kontrolliert der Kunde die Kosten und Ausgaben und hat die Möglichkeit zu planen, wofür sein Geld zuerst ausgegeben wird. Indem eng mit dem Kunden zusammengearbeitet wird, lernt das Team dessen Erwartungen besser kennen. Die Entwickler sind dem Product Owner ständig zur Verfügung, und dank dieser Beziehung ist das Projekt besser auf diese Erwartungen abgestimmt.

Woher kommen die Aufgaben für das Team?

Die Aufgaben für das Team werden vom Product Owner auf Grundlage von Geschäftszielen zugewiesen. Eine allgemeine Liste aller Aufgaben, genannt Backlog, wird zusammen mit den Entwicklern erstellt. Aufgaben im Backlog können einem bestimmten Sprint zugewiesen werden, oder sie können auf ihre Umsetzung warten. Die Aufgaben können auch aus dem Backlog entfernt werden, was bedeutet, dass sie effektiv aufgegeben werden.

SCRUM und Meetings

Im Fall von SCRUM trifft sich das Team regelmäßig zu Besprechungen. Während dieser Meetings werden den einzelnen Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen. Nach der Planung werden die Aufgaben in den folgenden vierzehn Tagen ausgeführt. Das Team trifft sich jeden Morgen zu einer kurzen Besprechung, genannt Daily, die maximal 15 Minuten dauert. Während des Daily beantwortet jede Person spezifische Fragen: Was haben sie seit dem letzten Daily gemacht? Was planen sie bis zum nächsten Daily? Gibt es irgendwelche Hindernisse? Benötigen sie Unterstützung von anderen Teammitgliedern? Meetings machen die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams effektiver, sodass jeder auf dem Laufenden bleiben und sich gegenseitig helfen kann, das Sprint-Ziel zu erreichen.
Am Ende des Sprints werden die Ergebnisse zusammengefasst und die Arbeitsergebnisse präsentiert. Sprint Review ist eine Besprechung, die darauf abzielt, den Fortschritt zu präsentieren und Feedback zu den Ergebnissen der Teamarbeit zu erhalten.

Eine Retrospektive ist ein Meeting, bei dem das Team ihr Feedback und Kommentare zum abgeschlossenen Sprint teilt. Die Teammitglieder können ihr Feedback zum Prozess geben und Verbesserungen für zukünftige Sprints vorschlagen. Ziel der Retrospektive ist es, bewährte Praktiken zusammenzufassen und Prozesse zu verbessern, die in den nächsten Sprints verfeinert werden müssen. Bei Droptica möchten wir, dass jeder Sprint besser ist als der vorherige und dass sich das Team mit der Zeit entwickelt und besser abschneidet.
Es gibt keine festen Teams bei Droptica, da jedes Team separat zusammengestellt wird, um an einem bestimmten Projekt zu arbeiten. Manchmal sind sie kleiner, manchmal größer. Insgesamt werden die Natur des Teams und seine Besetzung durch die Erwartungen des Kunden und sein Projekt bestimmt.

An jedem Meeting kann ein Product Owner teilnehmen, jedoch muss er nicht bei jedem einzelnen Meeting anwesend sein. Zum Beispiel ist die Anwesenheit des Product Owner beim Daily nicht notwendig (aber wünschenswert). Der Product Owner kann zuhören, woran das Team gerade arbeitet. 

Der Product Owner ist beim Planen (Festlegung des Sprint-Ziels) und während des Sprint Reviews (Präsentation der Ergebnisse des Sprints) erforderlich; sie müssen nicht unbedingt an der Retrospektive (Sprint-Zusammenfassung) teilnehmen, können dies aber, wenn sie möchten.

SCRUM ist ein ideales Tool zum Aufbau komplexer Projekte, die viele Stakeholder einbeziehen. Dank seiner Transparenz ermöglicht es unseren Kunden, den Prozess und dessen Ergebnisse zu sehen und gibt ihnen mehr Kontrolle über die Umsetzung ihrer Bedürfnisse und Erwartungen. Es ist auch ein wichtiges Werkzeug zur Einsparung und Kontrolle von Budgets, da der Kunde kein Geld für unnötige Funktionen ausgeben muss, die derzeit nicht benötigt werden. Kurz gesagt, der Kunde zahlt für das, was er wirklich braucht. Dieser Ansatz ist ideal für die Beziehung zwischen unseren Kunden und Droptica, was zu zufriedenen Kunden und Projekten führt, die ständig von unseren Teams weiterentwickelt werden.