Time & Material und Arbeit an einer Website

Die alte Wahrheit sagt: „Zeit ist Geld“, und Time & Material ist ein Beispiel für das wörtliche Verständnis und die praktische Umsetzung dieses Slogans. Es ist besser, für den Service minutengenau zu bezahlen, als im Voraus zu zahlen und sich zu fragen, ob man zu viel ausgegeben hat.

Was ist Time & Material?

Time & Material ist ein Modell zur Bewertung von Entwicklungsarbeiten, bei dem der Kunde die Kosten für Zeit und Material des Auftragnehmers übernimmt. Mit anderen Worten: Die Zahlung erfolgt auf Basis der Arbeitskosten. Der Kunde erhält eine Rechnung mit der Anzahl der für Programmieraufgaben aufgewendeten Mannstunden. 

Warum Time & Material?

In erster Linie, weil diese Lösung in einer Situation funktioniert, in der es unmöglich ist, im Voraus die Gesamtanzahl der Arbeitsstunden oder den Abgabetermin für ein Projekt, wie die Erstellung einer Website, festzulegen. 

Programmierarbeiten zeichnen sich dadurch aus, dass sowohl ihr Tempo als auch die Komplexität der Aufgaben während des gesamten Projekts variieren. Beispielsweise, wenn die Erstellung Ihrer Website auf dem Minimum Viable Product Modell basiert, ist es aufgrund der nachfolgenden Iterationen und damit der Testung der Lösungen schwierig vorauszusagen, welche Elemente final sein werden. Dies kann auch bei einer bestehenden Website der Fall sein, für die der Kunde eine Integration mit externen Schnittstellen wünscht. All dies hat einen direkten Einfluss auf die für die Projektdurchführung benötigte Zeit.

Vorteile von Time & Material?

• Flexibilität. Das Projektmanagement im Rahmen der Agilen Methodik ermöglicht es Ihnen, regelmäßig zu reagieren und Aufgaben im Kontext der aktuellen Anforderungen zu definieren. Daher passt T&M hier als die effektivste Form der Arbeitszeiterfassung offensichtlich. Es ist einfacher, über kurze Distanzen zu planen, aber auch die benötigten Ressourcen zu schätzen. 
• Transparenz. Dank Projektmanagement-Tools hat der Kunde Einblick in das gesamte Werk: Sie sehen, wie viel Zeit die Programmierer insgesamt für das Projekt aufgewendet haben; sie sehen, wie viel Zeit die Aufgaben in Anspruch nehmen. 
• Kommunikation. Dies ist sowohl ein Vorteil als auch eine offensichtliche Notwendigkeit, die sich aus dem T&M-Modell ergibt. Um das Projekt gut zu managen, muss die Kommunikation systematisch sein. Und dank der Tatsache, dass sie regelmäßig durchgeführt wird, bleibt der gesamte Prozess ständig aktualisiert. 
• Reduzierung des finanziellen Risikos. T&M bietet die Möglichkeit, Überschreitungen vorherzusehen. Wenn man sieht, dass eine Aufgabe zu viel Zeit in Anspruch nimmt und kein Fortschritt im Projekt erzielt wird, und vielleicht sogar andere Arbeiten blockiert, ist es möglich, die Aufgabe abzuwählen oder ihren Umfang zu ändern. Es werden somit im Voraus Maßnahmen ergriffen, wenn Kosten entstehen. Auf diese Weise wird das finanzielle Risiko reduziert.

Wann sollte man Time & Material verwenden?

• Umfassendes Projekt. Wenn die Website eine umfangreiche sein soll, mit vielen Funktionalitäten, zahlreichen Integrationen und der Beteiligung von mindestens einigen Programmierern, wird T&M eine ideale Lösung sein. Warum? Weil es schwierig ist, alle Variablen in einem umfassenden Projekt vorherzusehen, insbesondere wenn sich in der anfänglichen Planungsphase herausstellt, dass die Arbeit viele Monate in Anspruch nehmen kann.
• Testen der Lösungen. Wenn die Website ihre endgültige Form nach den Versuchen, einzelne Funktionalitäten zu nutzen, erhalten soll, und nicht bekannt ist, welche davon die endgültigen sein werden, ist T&M auch in diesem Fall im Kontext des Managements am effektivsten. Warum? Weil die Gewinnung von Informationen über eine Website ein Prozess ist. Eine fortlaufende Analyse korrigiert die Wege zur Zielerreichung.
• Erweiterung der aktuellen Website. Wenn die bestehende Website einige Änderungen erfordert, einen nicht sehr komplizierten Umbau, ein Redesign grundlegender Elemente. Warum wird T&M dann auch funktionieren? Weil diese nicht wesentlich in die Architektur, den Code der Website eingreifen. Änderungen können relativ wenig Zeit in Anspruch nehmen. Es ist dann besser, ihre Kosten durch T&M zu kontrollieren, als den Service im Voraus zu bezahlen, was in dieser Situation das Risiko einer Überbezahlung darstellen könnte.

Time & Material bei Droptica

Um die Vorteile von T&M effektiv zu nutzen, muss dieses Modell korrekt implementiert werden. Droptica hat langjährige Erfahrung in Projekten, die auf T&M basieren. Wir wissen, dass ein Schlüsselfaktor auch der Umstand ist, dass der Kunde sich der Verpflichtungen auf seiner Seite bewusst sein sollte. 

Ein Beispiel ist der Product Owner als Kontaktperson auf der Kundenseite. Es muss jemand vorhanden sein, mit dem die Kommunikation regelmäßig stattfinden wird. Bei Droptica arbeiten wir im Rahmen von SCRUM, was die Zusammenarbeit mit dem Product Owner effektiv unterstützt. Dank SCRUM managen wir das Projekt dynamisch und nutzen alle oben beschriebenen Vorteile von T&M. 

Nachstehend finden Sie unsere Antworten auf die häufigsten Zweifel, die wir klären müssen, wenn wir mit einem Kunden zusammenarbeiten, der das T&M-Modell zuvor noch nicht genutzt hat.

Bevor das Projekt beginnt, ist der Kunde sich nicht sicher, wie viel der Service kosten wird, oder hat Angst, dass es zu teuer wird.

Die Definition des Aufgabenbereichs ist die Grundlage. Dank der Analyse und Erstellung von Projektdokumentationen bestimmen wir genau die erforderliche Zeit für die Erledigung der Aufgaben, bevor sie beginnen. Je mehr wir zu Beginn über die Einzelheiten der zugewiesenen Aufgaben wissen, desto genauer können wir die Kosten der Projektdurchführung schätzen.

Der Kunde hat Angst, dass er für einen nicht abgeschlossenen Service bezahlt oder der Service sich letztendlich als teurer erweist. 

Eine der Grundregeln unserer Arbeit ist, den Kunden kontinuierlich über den Fortschritt zu informieren. Daher, wenn wir bemerken, dass sich eine unvollendete Aufgabe der ursprünglichen Schätzung nähert, informieren wir die Kunden im Voraus und legen die nächsten Schritte gemeinsam fest. Auf diese Weise kontrollieren wir die Kosten, sodass sie die Grenzen nicht überschreiten.

Der Kunde möchte sicher sein, dass die aus der Ferne arbeitenden Programmierer keine Zeit mit Aufgaben verschwenden, für die sie bezahlt werden möchten. 

Der Kunde kontrolliert die Arbeit der Entwickler. Der Kunde kann über den Slack-Messenger Fragen stellen, in JIRA – dort kann er sehen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird. Außerdem kann der Kunde an täglichen Team-Meetings teilnehmen, während derer die Entwickler den Stand der Arbeiten berichten und über die Pläne für den nächsten Tag sprechen. Daher besteht keine Notwendigkeit, zu befürchten, dass die Zeit ineffizient genutzt werden könnte.

Zusammenfassung

T&M ist eine Lösung, die im gemeinsamen Interesse des Auftraggebers und des Auftragnehmers arbeitet. Der Kunde kann die während des Projekts angefallenen Kosten klar nachvollziehen und somit das Budget laufend kontrollieren. Die Entwicklungsagentur wiederum erledigt Aufgaben, um die Arbeitszeit innerhalb des Budgets des Kunden zu nutzen.